Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises - guide d'élaboration et de réalisation du système de promotion de la santé en milieu de travail pour les petites entreprises

Tableau des matières

• Historique
• Introduction
• Section 1: Le système de promotion de la santé en milieu de travail
• Section 2: Mise en marche
• Section 3 Mise en oeuvre
  • 1ère Étape
  • 2e Étape
  • 3e Étape
  • 4e Étape
  • 5e Étape
  • 6e Étape
  • 7e Étape
• Annexe 1 - Séance d'orientation
• Annexe 2 - Profil de préparation
• Annexe 3 - Réunions efficaces
• Annexe 4 - Processus de résolution des problèmes
• Annexe 5 - Remue-méninges
• Annexe 6 - Séance de rétroaction
• Annexe 7 - Exemple plan de santé des petites entreprises

Historique

Les employés qui reconnaissent leur propre valeur sont plus susceptibles de s'identifier aux buts de leurs employeurs et de les appuyer. Les organisations qui reconnaissent la valeur de leur personnel sont plus susceptibles d'avoir des employés qui nothing ont une perception favorable d'eux-mêmes.

Un système de promotion de la santé en milieu de travail qui accorde aux employés une plus grande influence sur leur cadre de travail et leur état de santé aura un effet constructif sur l'entreprise.

La promotion de la santé est au coeur même des préoccupations de Santé et Bien-être social Canada depuis 1979. En 1985, l'Unité de la promotion de la santé en milieu de travail a entamé l'élaboration d'un modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises. Ce modèle répond aux principaux besoins des employés.

Le modèle a été mis à l'essai dans cinq communautés : Berwick (Nouvelle-Écosse); St-Henri (Montréal, Québec); Cornwall (Ontario); Portage-la-Prairie (Manitoba) et Old Strathcona (Edmonton, Alberta).

Ces communautés représentent une variété d'aménagements, de structures et d'environnements. On y a étudié et expérimenté de nouveaux programmes de promotion de la santé et des programmes qui existent déjà, ainsi que des méthodes de prestation des services visant à répondre aux divers besoins et préférences des propriétaires et des employés de petites entreprises.

On continuera de perfectionner le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises de façon à ce qu'il tienne compte des connaissances acquises au fur et à mesure qu'il sera mis en oeuvre dans d'autres communautés d'un bout à l'autre du pays.

Pourquoi les petites entreprises?

Au Canada, le secteur des petites entreprises fournit de l'emploi à la moitié de la population active, et l'on s'attend à ce qu'il crée 80 % de tous les emplois futurs. C'est dire que le secteur des petites entreprises occupe une place importante dans l'économie canadienne.

La plupart des travailleurs passent les deux tiers de leurs heures de veille au travail. Les répercussions du travail sur leur santé sont considérables. En retour, l'état de santé des travailleurs a des effets notables sur leur rendement professionnel et sur leur jouissance de la vie, tant au travail qu'en dehors.

Peu de petites entreprises ont les ressources nécessaires pour offrir des programmes de promotion de la santé en milieu de travail. Elles peuvent rarement offrir aux employés les mêmes avantages que les grandes sociétés en termes de promotion de la santé.

Le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises est conçu pour combler cette lacune.

Qu'appelle-t-on petite entreprise?

Le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises a été créé pour les entreprises de 100 employés ou moins. Cependant, les entreprises plus grandes peuvent quand même participer. Le modèle peut aussi convenir aux micro-entreprises de 10 employés ou moins.

Introduction

Ce guide donne une description des sept étapes requises pour élaborer et mettre en oeuvre le Système de promotion de la santé en milieu de travail selon le Modèle pour les petites entreprises.

En suivant ces étapes, on fait en sorte que des valeurs clairement définies guident tous les aspects des programmes de santé en milieu de travail, depuis leur conception jusqu'à leur mise en place.

Les sept étapes :

• L'orientation
• L'organisation
• L'évaluation des besoins
• Le profil de santé en milieu de travail
• Le plan de santé des petites entreprises
• Le plan d'action du programme (annuel)
• L'évaluation des progrès réalisés

Essai du programme

Avant de faire un achat, la plupart des gens visitent plusieurs magasins. S'il s'agit d'un vêtement, ils voient quel tissu, quelle couleur ou quel style leur sied le mieux; puis ils essaient un morceau pour vérifier si la taille est bonne et s'il se sentent à l'aise. S'il s'agit d'une voiture, ils tiennent compte du modèle, de la sécurité, de l'économie d'essence et du prix.

Ainsi, on peut adapter le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises selon le style, l'économie et le bien- être recherchés.

Ce guide vous permettra de mettre au point le modèle qui vous conviendra le mieux.

La santé, source de mieux-être

La santé n'est pas que l'absence de maladie. C'est un élément essentiel de la vie. La santé subit l'influence quotidienne des circonstances, des attitudes, des opinions et des actions personnelles. Elle est affectée par les environnements culturel, social, économique et physique.

Le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises repose sur le principe voulant que la santé soit une ressource. Cette ressource permet aux gens de gérer et même de changer leur environnement. Elle fait partie de la vie quotidienne. C'est une dimension essentielle de la qualité de vie.

Par conséquent, la promotion de la santé doit autant s'appliquer aux facteurs physiques qu'aux facteurs émotifs et sociaux.

Ces trois facteurs affectent les gens au travail et à la maison. Ils sont la clé du mieux-être, celui-ci étant défini comme l'expérience personnelle de la santé physique et mentale.

Le Système de promotion de la santé en milieu de travail tient compte des facteurs physiques, émotifs et sociaux ainsi que des interactions entre les gens et leur environnement.

Un cadre de travail sain profite tant aux employeurs qu'aux employés à partir du moment où les uns comme les autres reconnaissent l'importance des saines habitudes. Celles-ci favorisent l'épanouissement et la productivité de l'individu et de l'organisation.

La promotion de la santé permet aux employés d'exercer un plus grand contrôle sur leur santé et de l'améliorer.

Section 1

Le système de promotion de la santé en milieu de travail

Le Modèle pour les petites entreprises s'inscrit dans le cadre du Système de promotion de la santé en milieu de travail de Santé et Bien-être social Canada. Ce système, qui se veut une approche globale des programmes de promotion de la santé, repose sur cinq principes directeurs et englobe trois facteurs de santé.

Les cinq principes directeurs

Le Système de promotion de la santé en milieu de travail s'appuie sur les cinq principes suivants :

• Satisfaire les besoins de tous les employés, quel que soit leur état de santé;
• Prendre en considération les besoins, les préférences et les attitudes des divers groupes de participants;
• Tenir compte du fait que le mode de vie d'une personne se compose d'un ensemble d'habitudes de santé inter-dépendantes;
• Pouvoir s'adapter aux caractéristiques particulières de chaque milieu de travail;
• Soutenir l'élaboration d'une politique globale et ferme en matière de santé au travail.

Ces principes sont essentiels à l'élaboration d'un système de promotion de la santé en milieu de travail qui soit efficace. Ils sont décrits de façon plus détaillée ci-après.

1er Principe: Satisfaire les besoins de tous les employés, quel que soit leur état de santé.

Les programmes devraient être conçus pour tous les employés : ceux qui ont de graves problèmes de santé; ceux dont les habitudes comportent des risques pour la santé, c'est-à-dire la majorité des employés; et, enfin, ceux qui sont généralement en bonne santé et qui veulent le rester.

2e principe : Prendre en considération les besoins, les préférences et les attitudes des divers groupes de participants.

Chaque personne peut avoir des besoins différents. Un parent célibataire qui compte sur un seul revenu a des besoins différents d'une personne mariée. Une infirmière, un vendeur dans un magasin ou un camionneur qui travaillent par postes peuvent avoir des difficultés à voir leurs enfants aussi souvent qu'une personne qui travaille selon un horaire régulier. Il y a de fortes chances pour que l'organisation découvre que ses employés ont besoin de divers programmes pour répondre à des préférences et à des besoins variés.

On peut offrir le genre de programme qui satisfait les différents besoins des groupes d'employés. Pour ce faire, il faut d'abord demander aux employés de participer. La façon dont les employés sont sollicités doit s'appuyer sur un effort commun : les gestionnaires et les employés doivent collaborer.

3e principe : Tenir compte du fait que le mode de vie d'une personne se compose d'un ensemble d'habitudes de santé interdépendantes.

Les programmes de santé qui couvrent une vaste gamme de questions ont souvent des effets réciproques. La conception d'un programme devrait refléter cette réciprocité. Par exemple, un programme de contrôle du poids doit inclure de saines habitudes alimentaires, une activité physique agréable et une image favorable de son corps.

Habituellement, un seul élément ne suffit pas à rendre un programme efficace. Les trois facteurs de santé permettent de choisir des programmes complémentaires pour répondre à l'ensemble des besoins de la personne.

4e principe : Pouvoir s'adapter aux caractéristiques particulières de chaque milieu de travail.

Chaque cadre de travail a des méthodes, une hiérarchie et une culture qui lui sont propres. Les programmes de santé doivent s'adapter aux caractéristiques d'un milieu donné et inciter les employés à assumer une plus grande responsabilité à l'égard de leur santé en créant des environnements sains.

5e principe : Soutenir l'élaboration d'une politique globale et solide en matière de santé en milieu de travail.

Une politique de santé globale devrait refléter les valeurs de l'entreprise et favoriser la santé des employés. Elle devrait établir un lien entre les décisions d'affaires et leurs répercussions éventuelles sur la santé des employés.

La santé des employés est un atout important pour la prospérité de l'entreprise.

Une politique de santé globale guidera tous les bureaux de l'entreprise.

Les trois facteurs d'influence

Le Système de promotion de la santé en milieu de travail englobe aussi trois facteurs qui peuvent influencer le bien-être des employés. Ces trois facteurs sont tous essentiels :

• L'environnement;
• Les ressources personnelles;
• Les pratiques de santé;

Ce schéma illustre l'interdépendance des trois facteurs :

1er facteur - L'environnement

L'environnement physique et social, que ce soit au travail ou dans la vie privée, influe grandement sur la santé d'une personne.

L'environnement physique a des effets directs et ce, de différentes façons. Cela inclut le bruit ambiant, les substances toxiques, la qualité de l'air et l'aménage- ment du lieu de travail.

L'environnement social influence le bien- être de l'employé par des éléments tels que l'horaire de travail, la coordination des responsabilités personnelles et professionnelles, les délais d'exécution des tâches, l'organisation du travail et la disponibilité des moyens de formation et de soutien.

L'environnement social exerce également une influence par l'intermédiaire des relations interpersonnelles : la communication avec le superviseur, les rapports avec les collègues et les relations avec les membres de la famille.

D'autres facteurs ont aussi un effet indirect; ce sont les soucis, la nervosité et le stress.

2e facteur - Les ressources personnelles

Les ressources personnelles sont les moyens psychologiques et sociaux auxquels une personne a recours pour résister aux agents stressants de l'environnement. Il y a deux types de ressources personnelles :

1. L'efficacité personnelle
2. Le soutien social

L'efficacité personnelle est le sentiment de pouvoir agir sur son milieu de travail et sa santé.

L'influence qu'elle exerce sur son propre comportement et sur son environnement immédiat aide grandement une personne à se sentir bien dans sa peau. La participation active des employés au choix et à l'élaboration de programmes de santé contribue à leur efficacité personnelle.

Le soutien social est le fait que chaque employé sente qu'il y a au moins une personne sur qui il peut compter lorsqu'il se sent déprimé ou malheureux, qu'il peut s'agisse d'un ami, d'un parent, d'un collègue, ou d'un conseiller professionnel.

3e facteur Les pratiques de santé

Les pratiques de santé ayant un effet sur l'organisme sont notamment : les habitudes alimentaires, l'usage du tabac, la consommation d'alcool ou de drogue, l'activité physique et le sommeil.

Section 2 : mise en marche

Pour entreprendre l'élaboration d'un modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises,vous devez d'abord procéder à certaines analyses au sein de votre communauté. Ces analysesporteront sur les points suivants :

L'intérêt- Les gens se préoccupent-ils des questions de santé? Sont-ils disposés à participer au règlement de ces questions?

Les ressources - Les gens sont-ils disposés à fournir (en dehors de leur participation personnelle) les ressources nécessaires pour administrer un modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises?

Les organisateurs - Existe-t-il un groupe de gens d'action bien disposés et dévoués?  En procédant à de telles analyses, vous communiquez aux membres de la communauté de l'information sur le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises. Vous commencez par vous renseigner sur les gens et leurs préoccupations. Vous devez ensuite faire accepter le Modèle par les employeurs et les employés, les organismes de services et les associations commerciales. Enfin, vous découvrez les besoins de la communauté en matière de santé.

Si l'intérêt manifesté à l'égard du modèle est suffisamment grand et si la volonté d'appuyer le modèle est suffisamment forte, vous êtes prêt à passer à la première étape (orientation) de la mise en oeuvre du Système de promotion de la santé en milieu de travail.

Section 3

Mise en oeuvre

La base ayant été jetée au cours de la première phase (mise en marche), vous êtes maintenant prêt à suivre les sept étapes d'élaboration et de mise en oeuvre du Système de promotion de la santé en milieu de travail à l'aide du Modèle pour les petites entreprises.

Les sept étapes sont :

• L'orientation
• L'organisation
• L'évaluation des besoins
• Le profil de santé en milieu de travail
• Le plan de santé des petites entreprises
• Le plan d'action du programme (annuel)
• L'évaluation des progrès réalisés

Établissement d'un système de promotion de la santé en milieu de travail

• 5 Principes directeurs
  3 Facteurs d'influence
  • 1ère étape
    Orientation
  • 2e étape
    Organisation
  • 3e étape
    Évaluation des besoins
  • 4e étape
    Profil de santé
  • 5e étape
    Plan de santé
  • Step 6
    Program action plan
  • 7e étape
    Évaluation des progès

1ère Étape - Orientation

La séance d'orientation donne davantage d'informations sur le Modèle de promotion de la santé que n'avaient permis de le faire les premiers contacts établis pendant la mise en marche. La séance d'orientation est habituellement animée par un représentant d'un ministère ou d'un organisme provincial, partenaire de Santé et Bien-être social Canada. (Voir l'annexe 1 dans laquelle on propose une liste des points sur lesquels devrait porter la séance d'orientation.)

Les participants voudront obtenir plus de renseignements et poser des questions avant de s'engager plus avant dans le processus. Cependant, à partir de ce qu'ils auront appris pendant la séance d'orientation, certains participants seront probablement prêts à s'engager. Ils voudront peut-être devenir l'organisme de coordination, être membre du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises ou encore participer au projet.

L'objet de la séance d'orientation dépendra de la façon dont vous voulez vous adresser aux différents groupes présents. Vous pouvez organiser une séance pour toutes les parties intéressées ou deux séances distinctes l'une pour les représentants des petites entreprises et l'autre pour les représentants de l'organisme de coordination et les prestateurs de services. Quelle que soit la formule choisie, le plan de la séance pourra être le même.

Un présentoir, sur lequel on décrit entre autres les modes de vie sains et les environnements, peut aider à donner le ton à la rencontre. Pour concevoir le s présentoirs, on peut demander de l 'aide aux prestateurs de services de santé ainsi qu'au représentant provincial animant la séance d'orientation.

Apportez des dossiers contenant les documents de la séance et des renseignements de base sur le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

Conclusion de la séance d'orientation

Après l'exposé du représentant provincial, il faudrait accorder suffisamment de temps pour une période de questions.

Avant que les participants ne quittent la salle, demandez-leur de prendre 10 ou 15 minutes pour répondre aux questions du profil de préparation (voir l'annexe 2). Ce questionnaire sert à déterminer si l'intérêt de la communauté est suffisant pour appliquer le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

Expliquez aux participants que les résultats de l'analyse des questionnaires leur seront communiqués, et remerciez-les de l'intérêt dont ils ont fait preuve.

Si les résultats sont concluants, la mise en marche et l'orientation auront permis :

• d'établir une bonne base de ressources communautaires pour aller de l'avant;
• de trouver un organisme de coordination;
• de trouver des petites entreprises participantes;
• de créer le noyau d'un comité de promotion de la santé dans les petites entreprises;
• d'obtenir un engagement à l'égard des cinq principes directeurs et des trois facteurs d'influence;
• de dresser une liste des ressources (personnes intéressées, installations, etc.).

2e Étape - Organisation

L'organisme de coordination et les petites entreprises doivent décider d'une structure organisationnelle qui englobe tous les intervenants clés et qui serve de base au modèle en cours d'élaboration. La structure organisationnelle permet de planifier le projet, d'en faire la promotion et de l'évaluer.

Le triangle de la participation et le profil de préparation sont des outils utiles lorsqu'il s'agit d'établir une structure organisationnelle.

Le triangle de la participation

Le triangle de la participation illustre les relations qui existent entre le nombre de membres de la communauté qui participent au projet et le niveau de participation pour lequel ils ont opté, depuis le stade de la sensibilisation, en passant par la participation et la contribution pour aller jusqu'au niveau du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises.

Niveaux de participation

Sensibilisation

A ce stade, les membres de la communauté ont été informés du projet de promotion de la santé par la séance d'orientation, par des activités de promotion, par la couverture des médias, par des brochures, etc. Si ces personnes sont en faveur du projet, il est probable qu'elles appuieront le Modèle en exprimant publiquement leur approbation et en encourageant les autres à participer. Par ailleurs, elles pourraient aussi décider de s'engager plus à fond.

Participation

A ce stade, les membres de la communauté ont choisi de participer activement au projet. Pour les employeurs et les employés, ce niveau d'engagement comporte habituellement une évaluation approfondie des besoins dans leur milieu de travail et la participation aux programmes qui visent à répondre aux besoins relevés.

Contribution

En plus de participer aux programmes, les gens ont plusieurs manières de s'engager plus à fond. Par exemple, ils peuvent décider de consacrer quelques heures à l'organisation des programmes et des activités, ou bien de fournir des ressources (monétaires ou non monétaires) en appui aux activités.

Comité

A ce stade, les personnes se sont engagées à offrir de leur temps et de leur savoir-faire (pendant une période donnée) afin de mettre en oeuvre et orienter le Modèle. Ils ont également pris l'engagement de veiller à ce que les membres de la communauté continuent de participer au projet à tous les niveaux. Ainsi, lorsque les membres du comité arriveront au terme de leur mandat, d'autres personnes seront prêtes à les remplacer.

Les gens peuvent choisir de s'engager à n'importe quel niveau du triangle de la participation. Ils peuvent rester au niveau où ils se sentent à l'aise, se déplacer vers le haut ou, au contraire, vers le bas. L'important, c'est qu'ils choisissent un degré d'engagement qui leur convient.

Il est essentiel de maintenir une base assez importante pour fournir des effectifs à tous les autres niveaux et remplacer les membres du comité une fois leur mandat terminé.

Comme le montre ce schéma, lorsque la base rétrécit, les autres niveaux suivent. Il s'ensuit que le conseil ne compte, à un moment donné, que quelques membres devant accomplir le travail de nombreuses personnes. Les membres risquent alors de s'épuiser et le conseil, de s'effondrer. Le Modèle risque même de disparaître.

Le profil de préparation obtenu lors de la séance d'orientation donne une bonne idée des gens qui sont prêts à participer et de leur degré d'engagement, en particulier au niveau du comité.

Engagement

Le succès des programmes de santé dépendra de l'engagement de l'organisation à l'égard des cinq principes directeurs et des trois facteurs d'influence.

Il est essentiel que l'organisme de coordination et que les gestionnaires participants soient prêts à :

régler les questions relevées lors de l'évaluation des besoins;

prendre en considération les trois facteurs d'influence : environnement, pratiques de santé et ressources personnelles;

fournir suffisamment de ressources (humaines et financières) selon la capacité des petites entreprises.

Intervenants clés

Les structures organisationnelles varient d'une communauté à l'autre, selon leurs besoins et leurs ressources. La structure que vous choisirez comprendra vraisemblablement les cinq groupes suivants :

l'organisme de coordination, le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises, les prestateurs de services, les propriétaires ou les gestionnaires des petites entreprises et des représentants de la promotion de la santé dans les petites entreprises.

L'organisme de coordination

L'organisme de coordination peut être un organisme de santé publique ou de services sociaux, un hôpital, un service municipal, une chambre de commerce, un YMCA ou YWCA ou encore un regroupement d'associations communautaires. L'organisme de coordination est la force motrice du Modèle. Il planifie le Modèle, en fait la promotion et l'évalue avec l'aide du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises et d'autres intervenants clés.

L'organisme de coordination assure égale- ment la stabilité et l'uniformité de la structure organisationnelle.

Voici quelques-unes de ses principales fonctions :

• Diriger et coordonner la mise en oeuvre du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises;
• Promouvoir le Modèle dans la communauté;
• Recruter des petites entreprises;
• Déterminer les besoins, les risques et les préférences liés à la santé des petites entreprises participantes;
• Identifier les ressources communautaires qui peuvent permettre de répondre à ces besoins et obtenir leur appui;
• Concevoir des activités de promotion de la santé qui tiennent compte des besoins, des risques et des préférences des petites entreprises participantes, ainsi que coordonner et lancer de telles activités;
• Surveiller les progrès du projet et main- tenir la liaison avec les petites entreprises participantes ainsi qu'avec le partenaire provincial de Santé et Bien-être social Canada (à moins que l'organisme de coordination ne soit ce partenaire).

Prenez le temps de profiter de vos nouvelles relations avec les petites entreprises. C'est à vous de délimiter l'envergure des activités; n'essayez pas de trop en faire.

Le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises

La composition du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises varie d'une communauté à l'autre. Ses principaux membres englobent des propriétaires de petites entreprises et un représentant de l'organisme de coordination.

Le comité peut aussi comprendre des employés, des membres d'organismes de services de santé ainsi que des représentants de chambres de commerce, de services de loisirs et d'autres oraganisations communautaires.

Les membres du comité soutiennent et conseillent l'organisme de coordination dans la planification et la mise en oeuvre du Modèle. Ils s'acquittent également d'un grand nombre de fonctions organisationnelles importantes, ou aident les responsables à s'en acquitter.

Les prestateurs de services

Il s'agit de personnes expérimentées ou compétentes qui peuvent fournir des programmes et des services de promotion de la santé. On leur demande d'aider à la planification, à l'élaboration et à la mise en oeuvre de programmes et d'activités qui répondent aux besoins des petites entreprises.

Il est important de demeurer en liaison constante avec les prestateurs de services locaux et de les tenir au courant des progrès réalisés en ce qui concerne le Modèle. Il faut encourager leur participation et leur appui.

Les propriétaires de petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises s'engagent à appliquer le Modèle (c.-à-d., les cinq principes directeurs, les trois facteurs d'influence et le processus de mise en oeuvre). Ils désignent un employé comme représentant de la promotion de la santé dans leur entreprise. Ils permettent à leurs employés de répondre à l'enquête facultative sur l'évaluation des besoins. Ils encouragent leurs employés à participer à des activités sur les lieux mêmes du travail ou dans un endroit central. Enfin, ils permettent la distribution de documents portant sur la promotion de la santé et l'affichage sur les lieux de travail d'informations concernant les activités. Par ailleurs, les propriétaires de petites entreprises contribuent activement à trouver et recueillir les fonds nécessaires pour financer les activités. Il peuvent réduire au minimum le coût des programmes en mettant les ressources en commun (par exemple, les salles de réunions, le papier et les petits articles de bureau, le matériel de traitement de texte et de photocopie ainsi que les fonds).

Les représentants de la promotion de la santé dans les petites entreprises

Ces personnes sont nommées par leur employeur afin de représenter leur entreprise, en tant que principales personnes ressources, dans le cadre du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises. Elles distribuent dans leur lieu de travail l'information fournie par le comité de promotion de la santé. Elles se renseignent régulièrement auprès de leurs collègues sur les besoins des employés en matière de promotion de la santé. Elles transmettent au comité les suggestions et les préoccupations de leurs collègues. Elles font la promotion du Modèle. Enfin, elles aident à la coordination et à l'organisation des activités de promotion de la santé en milieu de travail.

Santé et Bien-être social Canada

L'Unité de la promotion de la santé en milieu de travail apporte son appui à l'organisme de coordination et au comité de promotion de la santé.

L'Unité aidera non seulement à planifier et à mettre en oeuvre le Modèle, mais également à choisir le matériel de promotion ou à en élaborer (si on ne peut en trouver qui soit approprié). L'Unité tiendra la communauté informée des nouvelles ressources au fur et à mesure qu'elles seront disponibles. De plus, elle lui communiquera les renseignements et les idées venant d'autres projets de promotion de la santé dans les petites entreprises, implantés un peu partout au pays.

Le succès du projet dépend en grande partie de l'appui de la communauté. Si vous bénéficiez de l'appui des prestateurs de services, des propriétaires de petites entreprises, des gestionnaires, des travailleurs et des groupes communautaires, votre projet sera probablement plus viable.

Secteurs de responsabilité

Les secteurs de responsabilité suivants ont été établis à partir de l'expérience d'autres groupes communautaires. On vous encourage évidemment à créer votre propre structure ou à adapter celles qui sont proposées ci-après en vous fondant sur les secteurs clés que vous avez déterminés lors du processus de planification (décrit dans le prochain chapitre).

Chaque secteur comporte plusieurs fonctions :

 

Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises
Structures possibles

Organismes/Groupes communautaires	-----	Organisme de coordination		-----	Comité de promotion de la santé dans les petties entreprises
Petite entreprise	Petite entreprise		Petite entreprise		Petite entreprise
|	|		|		|
Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises	Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises		Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises		Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises

 

Organismes/Groupes de coordination (combinaison, unité de promotion de la santé, organismes, etc				-----	Comité de promotion de la santé dans les petties entreprises
Petite entreprise	Petite entreprise		Petite entreprise		Petite entreprise
|	|		|		|
Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises	Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises		Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises		Représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises

Processus de planification

Maintenant que les intervenants nécessaires sont en place et que leurs rôles ont été définis dans la structure organisationnelle, il est temps d'entreprendre la planification du projet de promotion de la santé dans les petites entreprises. (Voir les annexes 3, 4 et 5 qui contiennent des conseils pratiques sur la façon d'organiser des réunions efficaces, de faire jaillir des idées au moyen d'une séance de remue-méninges et de résoudre des problèmes.)

Organisez une réunion de planification du projet pour l'organisme de coordination et les membres du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises. Il est essentiel de prévoir suffisamment de temps pour ne brûler aucune étape.

En ayant un plan bien établi, chaque participant saura où il s'en va et connaîtra son rôle.

Les étapes suivantes sont données à titre de lignes directrices. On peut établir d'autres étapes selon les besoins du groupe.

• Élaborer un énoncé de mission;
• Déterminer les secteurs clés;
• Établir des buts;
• Établir des objectifs;
• Dresser des plans d'action;

L'énoncé de mission

Un énoncé de mission est une phrase simple et précise sur laquelle on s'est entendu et dans laquelle on explique la raison d'être du groupe chargé de l'organisation. L'énoncé de mission détermine l'orientation, sert de point de référence pour les décisions importantes et devrait servir de base aux évaluations.

L'énoncé de mission permet d'assurer que l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises ne s'écartent pas de leur mandat.

Il faudrait revoir l'énoncé de mission chaque année afin de vérifier s'il reflète toujours les besoins de la communauté des petites entreprises.

Voici quelques exemples d'énoncés de mission :

Promouvoir des programmes de santé pour les petites entreprises en recourant aux ressources locales, afin de tenir compte des préférences et des besoins relevés, et en obtenant la participation des employés et des propriétaires et gestionnaires des petites entreprises.

Préconiser continuellement des modes de vie sains dans la communauté en évaluant les besoins et en fournissant des occasions ou en offrant des options à un nombre croissant d'employés et d'employeurs des petites entreprises.

Informer les employeurs et les employés des petites entreprises et les appuyer afin qu'ils règlent leurs problèmes de santé, en établissant un lien entre eux et les ressources.

Promouvoir la santé et le mieux-être auprès des employés et employeurs des petites entreprises en créant et en offrant des programmes intéressants axés sur la participation, qui peuvent profiter aux petites entreprises.

Soulignons que la plupart des énoncés de mission s'inspirent de la formulation suivante:

(Verbe à l'infinitif)......(expliquer ce que l'organisation a l'intention de faire)......en......(expliquer comment elle a l'intention de s'y prendre).

Vérifier si votre énoncé de mission est conforme à ces critères en répondant aux questions suivantes :

• Commence-t-il par un verbe d'action?
• Est-il clair et simple?
• Décrit-il ce que l'organisation veut faire et comment elle veut le faire?
• Permettra-t-il d'accomplir la mission?
• Offre-t-il des options pour la croissance et le développement?
• Décrit-il avec précision la nature de votre organisation?

Détermination des questions clés

Avant d'établir des buts, déterminez les questions clés sur lesquelles vous devrez vous concentrer pour accomplir votre mission.

Ces questions porteront vraisemblablement sur l'administration, la promotion, la participation des petites entreprises, l'évaluation des besoins, l'élaboration des programmes, etc. En définissant les questions clés, vous déterminerez les domaines dans lesquels vous devrez investir de l'énergie, du temps et du talent.

Ensuite, pour chaque secteur clé, dressez la liste des priorités. A partir de cette liste, vous devrez établir des objectifs. Par exemple:

Questions clés

Évaluation des besoins, élaboration de programmes.

Priorités

Cerner les besoins des employés des petites entreprises.

Élaborer des programmes qui répondent aux besoins relevé chez les employés.

Buts et objectifs

Les buts et les objectifs précisent vos priorités. Ils fournissent une structure de mise en oeuvre.

Les buts sont des énoncés généraux qui décrivent vos intentions. Les objectifs sont des énoncés particuliers qui décrivent la façon dont les choses vont être faites et comment le succès sera mesuré.

Définition des buts

Chaque priorité est rédigée en tant qu'énoncé d'un but. Commencez par un verbe d'action à l'infinitif, par exemple :

Buts

Relever les besoins des employés des petites entreprises;

Élaborer des programmes de promotion de la santé qui répondent aux besoins relevés chez les employés.

Vérifiez vos buts en posant les questions suivantes :

• Le but est-il axé sur une seule priorité?
• Le but décrit-il ce qui doit être fait?
• Le but constitue-t-il un énoncé général et global?
• Le but est-il facile à comprendre?
• Le but peut-il être réalisé?

Définition des objectifs

Les objectifs orientent la réalisation des buts. Ils indiquent avec précision

• ce que vous voulez faire;
• où, quand et comment vous le ferez;
• comment vous évaluerez les progrès.

Les buts indiquent ce que vous allez faire de façon générale; les objectifs précisent les détails. Par exemple :

But

Déterminer les besoins des employés des petites entreprises.

Objectif 1

Procéder à l'évaluation des besoins auprès des employés des petites entreprises de votre ville, sur une période de trois mois;

Objectif 2

Organiser des réunions avec les représentants des employés des petites entreprises afin d'expliquer en quoi consistera l'évaluation des besoins au cours des deux prochains mois;

Objectif 3

Distribuer l'évaluation des besoins au cours des trois prochains mois et recueillir les formulaires.

But

Élaborer des programmes de promotion de la santé qui répondent aux besoins de tous les autres employés.

(Il ne faudrait pas établir d'objectifs pour le but consistant à élaborer des programmes avant que l'évaluation des besoins et le plan de santé des petites entreprises ne soient terminés. Les objectifs des programmes sont expliqués de façon plus détaillée à la 6e étape, soit le plan d'action du programme).

Chaque énoncé de but peut comprendre plusieurs objectifs. Une fois que les objectifs ont été définis par l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises, ils peuvent être vérifiés par les questions suivantes :

• Les objectifs sont-ils réalistes?
• Les échéances peuvent-elles être respectées?
• Les objectifs sont-ils faciles à comprendre?
• Les objectifs permettront-ils d'atteindre le but?

Les objectifs indiquent-ils

• ce qui sera fait?
• où, quand et comment ce sera fait?
• comment les progrès seront évalués?

La prochaine étape consiste à dresser des plans d'action.

Plans d'action

Les plans d'action permettent de réaliser des objectifs particuliers. Dans un plan d'action, on devrait inclure :

• L'ordre des différentes étapes;
• Les délais impartis à chaque étape;
• Les ressources nécessaires pour chaque étape;
• Les personnes qui seront chargées de chaque étape.

Il faudrait établir un plan d'action pour chaque objectif que vous aurez fixé. Nous allons prendre comme exemple l'objectif 1 procéder à l'évaluation des besoins.

Vous devez définir les étapes nécessaires pour atteindre votre objectif et les consigner. Après cela, fixez des délais pour chaque tâche. Soyez réaliste; ne précipitez pas les choses.

Distribuez ensuite les tâches.

Toutes ces données devraient être consignées et distribuées à l'organisme de coordination et aux membres du comité. Les plans d'action devraient être mis à jour à chaque réunion du comité.

Promotion du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises

Lorsque vous planifiez la date et le mode de réalisation du projet dans votre communauté, tenez compte de la portée de vos activités de promotion. Rappelez-vous qu'il faut vous limiter uniquement au nombre de petites entreprises dont votre groupe peut facilement s'occuper. Vous pouvez toujours augmenter ce nombre une fois que vous êtes pleinement engagé dans le projet et que vous sentez que le Modèle est bien enracine. Pour commencer, choisissez de 15 à 20 petites entreprises comptant au moins 300 employés.

Si votre communauté comprend plusieurs petites entreprises, vous voudrez peut-être commencer par celles qui se trouvent dans le centre-ville, dans les centres d'achat, dans le parc industriel, ou encore dans la région est ou ouest.

Lorsque vous faites des démarches auprès des propriétaires, n'oubliez pas que les entreprises qui sont établies depuis moins de 5 ans risquent de ne pas être très dis-posées à participer à un programme de promotion de la santé. L'expérience dé-montre qu'elles sont habituellement très occupées à survivre. En revanche, les entreprises qui sont établies depuis plus longtemps se montreront plus favorables à de nouveaux projets pour leurs employés.

Les premières réponses que vous obtiendrez des propriétaires de petites entreprises varieront. Certains con- sidéreront que la santé de leurs employés ne les regarde pas; en revanche, d'autres penseront le contraire.

Avant de procéder à l'évaluation des besoins, l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises peuvent avoir besoin d'attirer davantage de petites entreprises. Ils peuvent avoir hâte d'accroître l'intérêt de la communauté envers le Modèle.

Une activité de promotion peut permettre de sensibiliser les gens au Modèle, d'asseoir la crédibilité de l'organisme de coordination et du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises, de recruter davantage d'entreprises et d'attirer des bénévoles.

Pour certains, une activité de promotion donne l'occasion de découvrir en quoi consiste la planification, l'organisation et la mise en oeuvre d'activités de promotion de la santé.

Toute activité de promotion (et les possibilités sont presqu'illimitées) devrait porter sur au moins deux des trois facteurs d'influence : l'environnement, les pratiques de santé et les ressources personnelles.

L'organisation d'une activité de promotion est facultative. Vous pouvez décider qu'il ne convient pas de tenir une telle activité avant d'avoir terminé l'évaluation des besoins

3e Étape - Évaluation des besoins

Pour mieux comprendre les besoins des employés, Santé et Bien-être social Canada a conçu un questionnaire général sur les besoins et les risques en se fondant sur les cinq principes directeurs et les trois facteurs d'influence. Par ailleurs, le ministère a également produit une trousse d'information à l'intention de l'organisme de coordination et du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises; ceux-ci pourront se servir de la trousse lorsqu'ils se prépareront à évaluer les besoins.

La trousse d'évaluation des besoins comprend un questionnaire, un guide d'administration du questionnaire intitulé La santé en milieu de travail Un défi à relever , et des affiches incitant les employés à remplir le questionnaire et à le renvoyer.

L'évaluation des besoins comprend trois phases :

• préparation de l'évaluation des besoins;
• adaptation du questionnaire sur la santé des employés;
• conduite de l'enquête sur l'évaluation des besoins.

1. Préparation de l'évaluation des besoins

Les employés doivent être bien préparés à répondre au questionnaire. Le guide sur l'administration du questionnaire vous aidera à accomplir cette tâche. On y explique, étape par étape, le processus de planification de l'évaluation des besoins. On y donne aussi plusieurs suggestions pour publiciser le questionnaire en vue d'obtenir un taux de réponse élevé. En fournissant une information complète avant la distribution du questionnaire, on prouve aux employés que les gestionnaires, l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises se préoccupent de leurs besoins et de leurs préférences et qu'ils s'engagent à répondre autant qu'ils le peuvent aux besoins relevés.

La détermination des besoins des employés au moyen d'une évaluation des besoins permet à l'organisme de coordination et au comité de prendre en considération les éléments suivants :

• Les besoins, les préférences et les attitudes des employés;
• L:es programmes et les stratégies d'intervention pour tous les employés, quel que soit leur état de santé actuel;
• L'interdépendance entre les modes de vie et les programmes de santé;
• Les mesures environnementales susceptibles d'assainir le milieu de travail;

Les questions importantes dont il faut tenir compte pour élaborer un plan de santé des petites entreprises.

Si l'on veut que la majorité des employés participent aux programmes de santé, on doit leur permettre de réaliser leurs propres buts en matière de santé. Par conséquent, il faut les inciter à remplir le questionnaire de façon à ce qu'on puisse découvrir quelles questions leur tiennent à coeur.

Vue d'ensemble de la main-d'oeuvre

Une vue d'ensemble de la main-d'oeuvre permet de se faire une idée générale de chaque petite entreprise participante et de ses rapports avec la communauté.

Cette information aidera l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises à mieux se préparer à l'évaluation des besoins. La vue d'ensemble de l'entreprise complètera les renseignements recueillis au moyen de l'évaluation des besoins et, pour certaines questions, servira à comparer les résultats ultérieurs. La vue d'ensemble peut comprendre le genre de renseignements suivants, qui varieront selon la nature et la taille de l'entreprise :

A) Entreprise :

Le type d'entreprise (restaurant, magasin de vêtements, par exemple);

• L'endroit (et les autres lieux de travail, s'il y a lieu);
• La classification des emplois (gestionnaire, commis);
• Le type de travail (ventes, services);
• Les quarts de travail;
• Le taux de roulement;
• Les accidents et blessures;
• Les renseignements sur les congés de maladie et les invalidités de longue durée.

B) Personnel

Le nombre total d'employés répartis selon

• le sexe,
• l'âge,
• la scolarité,
• la langue,
• le groupe ethnique,
• les années de service,
• le travail à plein temps et à temps partiel.

Communication avec les employés

La réussite de l'évaluation des besoins dépend de l'importance qu'y accordent les employés.

La présentation du questionnaire doit être faite conjointement par l'organisme de coordination, le propriétaire ou le gestionnaire de la petite entreprise et le représentant de la promotion de la santé dans la petite entreprise.

En plus des explications verbales, on peut rédiger une note de service soulignant le but et l'importance du questionnaire.

L'expérience a démontré que lorsque l'on fait bien connaître le questionnaire avant de le distribuer, la participation est plus grande.

Il est important que l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises tiennent compte des groupes spéciaux, telles que les personnes qui savent à peine lire et écrire et les travailleurs dont le français est la seconde langue.

Confidentialité

Il est tout à fait naturel que les employés se préoccupent du caractère personnel des renseignements qu'ils doivent fournir dans le questionnaire, tout particulièrement en ce qui concerne le stress au travail ou à la maison et l'usage de drogues ou la consommation d'alcool. Il faut donc assurer aux employés que l'anonymat sera respecté et protégé, et les informer des mesures prises à cette fin.

2. Adaptation du questionnaire sur la santé des employés

Avant d'imprimer la quantité requise de questionnaires, il faut prendre certaines décisions et communiquer certains renseignements à l'entreprise qui sera chargée de l'analyse.

On peut ajouter quatre options de réponse aux questions 9, 27 et 37. Ces options devraient refléter les secteurs de préoccupation qui concernent particulièrement vos petites entreprises.

Pour répondre à la question 36 (a) et (b), il faudra prendre des décisions sur les secteurs et les sous-groupes économiques. Une liste des secteurs économiques, établie à partir de la classification type des industries, sera fournie avec le questionnaire. Vous pourrez choisir les secteurs qui représentent le mieux vos petites entreprises. Pour la question 36 (a) on fournit un maximum de 30 options et pour la question 36 (b), on fournit un maximum de 10 options.

Afin d'établir une distinction entre les différents secteurs et leurs sous-groupes, on a crée d'autres catégories, par exemple : Commerce de détail - Vêtements Commerce de détail - Quincaillerie Finances - Banques Finances - Services de comptabilité

La troisième question à régler est celle du titre. Étant donné que la plupart des projets de promotion de la santé dans les petites entreprises sont mis en oeuvre au niveau de la communauté, le titre habituellement employé inclut le nom de la communauté, par exemple: Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises de la Ville X.

Soulignons que d'autres restrictions s'appliquent quant à la longueur du texte ajouté. Néanmoins, des explications concernant ces restrictions et tous les autres renseignements pertinents se rattachant à l'adaptation du questionnaire sur la santé des employés seront fournies dans une trousse d'information facile à utiliser, au cours de la phase de l'évaluation des besoins.

3. Évaluation proprement dite

Le questionnaire doit être accompagné d'une simple note de service indiquant son objectif et la date à laquelle il doit être remis. La note doit aussi réaffirmer le caractère confidentiel des informations fournies.

La meilleure façon de procéder est de remettre le questionnaire en main propre à chaque employé. Toutefois, cela dépend du nombre d'employés et du fait qu'ils travaillent ou non sur des quarts de travail. On peut aussi distribuer le questionnaire à des groupes d'employés.

On obtient une meilleure participation si on prévoit une période commode pour que les employés remplissent le questionnaire. Inutile de dire que la période des vacances ou le jour qui précède un congé sont des moments mal choisis pour distribuer le questionnaire.

Il faut de quinze à trente minutes pour remplir le questionnaire. On peut accorder aux employés un délai de sept à dix jours pour remettre le document. Au cours de cette période, il peut être nécessaire de leur rappeler la date limite.

Il arrive parfois que certains travailleurs aient besoin d'une livraison spéciale. C'est le cas d'employés travaillant à l'extérieur de l'entreprise, ou encore d'employés en congé de maladie ou en vacances. Il faut accorder une attention spéciale aux travailleurs qui éprouvent de la difficulté à écrire ou à parler. Dans ces cas, on doit prévoir des solutions de rechange pour recueillir les renseignements. Ces solutions doivent être confidentielles et doivent pouvoir être acceptées par les employés en cause.

Le questionnaire d'évaluation des besoins DOIT être rempli volontairement. Il faut utiliser des méthodes de promotion discrètes plutôt qu'agressives.

Plus la participation est grande, plus il y a de chances que les réponses représentent bien l'ensemble des besoins des employés des petites entreprises participantes. Pour obtenir des résultats précis, il faut un taux de participation d'au moins 50 %.

4e Étape - Profil de santé en milieu de travail

Les résultats de l'évaluation des besoins permettent de tracer le profil de santé en milieu de travail. Celui-ci fait état des besoins, des préférences et des attitudes des employés.

Le profil de santé servira de base à l'élaboration du programme par l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises.

La conception du programme devrait être basée en tout premier lieu sur les besoins des employés, toutes les autres considérations venant en second. De même, c'est à partir des besoins des employés que l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises établissent leurs priorités.

Les résultats du profil sont présentés sous forme de graphiques et de tableaux faciles à comprendre. De plus, des exposés généraux sont fournis afin d'informer les intéressés sur la portée du programme.

Une section du profil de santé contient aussi des rapports spéciaux sur les groupes qui ont soulevé des problèmes particuliers (le stress, la santé et la sécurité, l'activité physique, l'usage du tabac, le contrôle du poids, la consommation d'alcool et l'utilisation de médicaments).

Chaque rapport comporte trois parties :

• Une brève introduction décrivant les questions et les réponses générales;
• Des renseignements comparatifs sur les questions d'intérêt;
• Les conséquences du programme.

Le profil sera très utile pour préparer le plan de santé des petites entreprises (5e des sept étapes).

Conseils pour réussir

L'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises peuvent se reporter à la vue d'ensemble de la main-d'oeuvre qu'ils ont déjà établie pour vérifier si les renseignements du profil de santé sont représentatifs de l'ensemble des employés ou des groupes d'employés. Cette vérification permettra de cerner les groupes mal représentés, le cas échéant.

Si un groupe est sous-représenté, l'organisme de coordination et le comité doivent procéder à une enquête. L'une des méthodes d'enquête est la séance de rétroaction qui permet :

de valider les résultats ou d'obtenir davantage de renseignements sur les questions de santé et sur les obstacles qui empêchent d'améliorer la santé, et de recueillir les suggestions des employés;

de favoriser une plus grande participation des employés tout au long du processus et de faire jaillir des idées quant aux genres de programme à mettre en oeuvre;

de faire savoir aux employés que leurs réponses au questionnaire ont des effets immédiats.

L'annexe 6 donne une vue d'ensemble de la séance de rétroaction. Pour plus de détails, reportez-vous à l'annexe B du profil de santé en milieu de travail, où l'on explique comment procéder pour ce genre de séance.

Afin de définir les programmes et de les classer selon un ordre de priorité, l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises devront revoir les besoins et les préférences des employés, tels qu'ils sont décrits dans le profil de santé.

Pour pouvoir analyser les besoins des employés, l'organisme et le comité devront passer en revue les sections et les rapports spéciaux suivants :

• Les sources de stress au travail;
• Les sources de stress à la maison;
• Les préoccupations au sujet de la santé et de la sécurité;
• Une personne sur qui compter;
• Le poids;
• Les activités physiques;
• Le sommeil;
• L'usage de tabac;
• L'usage des médicaments;
• La consommation d'alcool;
• L'usage de drogues pour raison non médicale.

Les sections être en bonne santé à tout prix, En quoi votre employeur ou employeuse peut-il vous aider? et Surmonter le stress fourniront de l'information pertinente sur les préférences des employés.

Diffusion des résultats

Les employés auront hâte de connaître les résultats du questionnaire. Une fois que l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé en milieu de travail auront analysé ces résultats, ils devront les communiquer aux employés.

On peut organiser une réunion si le nombre d'employés et l'endroit le permettent; cependant, il faudrait également remettre aux employés un simple résumé écrit.

Après la diffusion des résultats du questionnaire, il faut réunir des groupes de rétroaction spéciaux. Ces groupes permettent d'obtenir une meilleure idée des besoins et des préférences des employés en matière des programmes. Ils doivent inclure des représentants, des propriétaires, des gestionnaires et des employés. L'information recueillie grâce à ces groupes aidera à formuler des recommandations dans les documents suivants :

le plan de santé des petites entreprises (5e des sept étapes);

Le plan d'action (6e étape).

5e Étape - Le plan de santé des petites entreprises

L'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises sont chargés d'établir la ligne directrice du plan de santé des petites entreprises et de planifier les stratégies en matière de programmes.

Pour préparer le plan de santé, l'organisme et le comité s'appuient sur les renseignements fournis par le profil de santé en milieu de travail et les groupes de rétro- action spéciaux. Ils font alors des recommandations aux propriétaires des petites entreprises participantes. La réaction de ces derniers donne à l'organisme de coordination et au comité une idée générale de l'orientation à adopter et leur indique les ressources dont ils disposent pour mettre en place les programmes.

Marche à suivre

Le plan de santé des petites entreprises est très important. Il trace la marche à suivre pour les deux ou trois prochaines années. Il reprend les principaux besoins définis par l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises ainsi que par les propriétaires de petites entreprises. Il inclut des stratégies pour répondre à ces besoins, et renferme un échéancier des activités à organiser tout en tenant compte des autres priorités.

Le plan de santé des petites entreprises devrait aussi inclure une estimation des coûts de mise en oeuvre des programmes à financer. Il pourrait également comprendre des suggestions sur la façon de ramasser des fonds ou de partager les coûts.

Le plan de santé des petites entreprises doit être basé sur les cinq principes directeurs et les trois facteurs d'influence. Il doit respecter, par exemple, les critères suivants :

L'orientation des programmes doit refléter les besoins des employés, indépendamment de leur état de santé actuel.

Le plan de santé doit tenir compte des employés analphabètes, des différences culturelles et sociales et des divers types de formation des employés.

Les programmes doivent être liés les uns aux autres. L'interaction de certains programmes peut en maximiser les répercussions et le succès.

Les programmes doivent être conçus à partir du principe de la responsabilité personnelle. Ils doivent aider les employés à assumer cette responsabilité en leur permettant de vivre dans un milieu social, physique et psychologique sain.

Les exigences des programmes doivent tenir compte du fait que la santé est le résultat de l'interaction des personnes et de leur environnement. Par exemple, un employé peut participer à un programme à la maison, tandis que pour un autre, ce sera au travail ou dans un autre établissement.

Les petites entreprises doivent tenir compte du plan lorsqu'elles prennent d'autres décisions. Les renseignements qu'il contient doivent être considérés comme un aspect important des activités commerciales.

Les recommandations du plan doivent refléter clairement les trois facteurs d'influence : l'environnement, les pratiques de santé et les ressources personnelles.

Le plan de santé des petites entreprises doit être considéré comme un document de travail. Il n'est cependant pas coulé dans le béton. En fait, il est bon de le revoir chaque année et de le modifier, le cas échéant, afin qu'il évolue avec les besoins des employés.

L'annexe 7 explique comment préparer le plan de santé des petites entreprises.

Conseils pour réussir

Il faut respecter le caractère confidentiel de l'information communiquée au sujet du plan de santé lors des réunions et des discussions, jusqu'à ce que le plan soit approuvé par toutes les petites entreprises touchées.

Il faut mentionner les ressources et les activités dans le plan.

Une fois que le plan de santé a été approuvé, il faut informer les employés de toutes les petites entreprises participantes à propos des activités planifiées. On doit leur dire en quoi consiste la prochaine étape (le plan d'action) et comment ils peuvent y participer à titre volontaire.

6e Étape - Plan d'action du programme

On préparera un plan d'action pour chaque programme de santé (par exemple, nutrition, prévention des maux de dos, stress, etc.). Le plan d'action de chaque programme détermine les activités à organiser au cours de l'année. Tous les ans, on préparera un nouveau plan d'action pour chaque programme. Les plans d'action devraient être conformes à l'orientation définie dans le plan de santé des petites entreprises.

Niveaux du programme

Les programmes de santé incluent toute activité permettant aux employés de se renseigner sur leur santé, de l'influencer ou de l'améliorer. Des programmes devraient être mis en oeuvre à trois niveaux :

• Sensibilisation,
• Acquisition de compétences,
• Maintien de nouvelles habitudes.

1. Sensibilisation

La sensibilisation est à la base des programmes de santé; elle leur est essentielle. La sensibilisation ouvre la voie aux programmes en augmentant les connaissances et l'intérêt des employés.

Les activités de sensibilisation peuvent aussi créer un environnement favorable à la promotion de la santé et encourager la participation à des activités permettant l'acquisition de nouvelles compétences.

Voici des exemples d'activités de sensibilisation :

• Distribution de matériel de promotion de la santé (par exemple, affiches, macarons, etc.);
• Dépliants comprenant des évaluations à faire soi-même sur des sujets qui se rattachent au mode de vie (tels que la nutrition et l'activité physique);
• Publicité sur des programmes de groupe de soutien offerts dans la communauté (par exemple, contrôle du poids, conditionnement physique et alcoolisme);
• Invitation de représentants d'organisations de prévention de différentes maladies (ex : cancer, cardiopathies, maladies pulmonaires, etc.) afin qu'ils parlent aux employés.

Les activités de sensibilisation doivent toujours tenir compte des trois facteurs d'influence, soit l'environnement, les pratiques de santé et les ressources personnelles. Par exemple, si l'on choisit la nutrition pour promouvoir la santé, on peut aborder les trois facteurs d'influence de la façon suivante :

Environnement

Offrir des jus en même temps que des boissons non alcoolisées dans les machines distributrices, ainsi que de la crème réduite en matières grasses pour les pauses-café.

Pratiques de santé

On peut se servir de matériel promotionnel, comme des affiches et des recettes gratuites, pour encourager l'adoption d'un régime alimentaire composé d'aliments faibles en matières grasses et riches en fibres.

Ressources personnelles

On peut inviter une conseillère en nutrition à venir faire un exposé sur les façons simples d'acquérir de bonnes habitudes alimentaires, à la maison et au travail.

2. Acquisition de compétences

Une fois que les employés sont sensibilisés à la promotion de la santé, il est important de planifier des activités qui les aideront à conserver des comportements sains. Voici quelques exemples d'activités :

Ateliers sur un sujet particulier, par exemple : réanimation cardio-respiratoire (RCR), gestion du stress ou cuisine saine; Conseils sur l'activité physique (marche rapide, bicyclette, natation); Programmes éducatifs portant, par exemple, sur la façon de prendre sa tension artérielle, les mesures de sécurité personnelle, etc.; Cours sur les techniques de relaxation; Cours de gestion du temps.

3. Maintien des nouvelles habitudes

Une fois que de nouveaux comportements ont été acquis, il est important de les renforcer à la maison et au travail.

Par exemple, on peut réunir chaque mois les personnes qui ont participé à un programme de renoncement au tabac. Ces réunions permettent aux participants de s'exprimer et de dire comment ils se sentent. Elles sont aussi une source d'encouragement durant les moments difficiles. On peut aussi contribuer au maintien des bonnes habitudes en aidant les employés à surveiller leurs propres progrès, à relever à l'avance les obstacles et à prévoir des façons de les surmonter, ou encore, en récompensant les réalisations et la participation continuelle.

Élaboration, mise en oeuvre et évaluation

Les plans d'action portent sur l'élaboration, la mise en oeuvre et l'évaluation de programmes de santé. Ils comportent six étapes :

• Établissement des objectifs du programme;
• Séance de remue-méninges pour trouver des façons d'atteindre les objectifs;
• Établissement d'une liste des ressources;
• Élaboration du programme;
• Lancement du programme;
• Évaluation du programme.

1. Définition des objectifs du programme

L'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises doivent tenir compte des objectifs qu'ils veulent atteindre à l'aide des programmes de santé. Ces objectifs pourront se regrouper en quatre catégories: A) information; B) compétences; C) attitudes; D) environnement et politiques.

La définition des objectifs permettra à l'organisme de coordination et au comité de déterminer la façon la plus efficace d'élaborer, de mettre en oeuvre et de publiciser les programmes de santé.

A) Information

Il s'agit des renseignements que l'on veut transmettre aux employés par l'intermédiaire des programmes. Ces renseignements peuvent porter par exemple, sur les sujets suivants : les bienfaits de l'activité physique, les techniques de relaxation, les consultations professionnelles, une saine alimentation, etc.

B) Compétences

Il s'agit des compétences que l'on veut que les employés acquièrent par un programme, par exemple la technique de réanimation cardio-respiratoire (RCR), les exercices d'échauffement et de détente appropriés pour les activités physiques, ou encore les techniques qui permettent de mieux surmonter le stress.

C) Attitudes et comportements

Ce sont les opinions ou les valeurs que l'on veut inculquer aux employés. Par exemple, on veut les amener à reconnaître l'importance de la santé, leur faire accepter qu'une bonne maîtrise du stress peut améliorer la qualité de leur vie et leur faire prendre des mesures à cet effet, ou leur faire adopter des habitudes alimentaires saines visant à prévenir les maladies.

D) Environnement et politiques

Il s'agit changements attendus (au travail et à la maison) suite à l'intérêt et à l'engagement suscités par l'assainissement du cadre de travail. Ces attentes peuvent englober une politique générale tenant compte des intérêts et des préoccupations de l'entreprise à l'égard de la santé de tous les employés et de leurs familles. Elles peuvent comprendre aussi des directives intégrées à la politique générale, comme des horaires variables facilitant la coordination des responsabilités personnelles et professionnelles, un lieu de travail sûr et propre contribuant à améliorer la santé et le rendement de tous les employés, une politique sur la modération dans la con- sommation de l'alcool et des drogues et la promotion d'habitudes alimentaires saines.

Les objectifs liés aux politiques visent à encourager les employés et à renforcer leurs décisions touchant leurs habitudes en matière de santé.

2. Séance de remue-méninges sur l'atteinte des objectifs

Une fois que les objectifs du plan d'action du programme ont été définis, l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises doivent trouver les moyens de les atteindre. La méthode du remue-méninges consiste à faire jaillir le plus grand nombre d'idées possibles en un temps limité. Cette contrainte de temps peut aider les participants à faire preuve d'imagination. Les idées exprimées doivent se rattacher au contenu des programmes (cours de formation pour les superviseurs, cliniques de prise de la tension artérielle ou gestion du stress).

La séance de remue-méninges doit se faire sans cérémonie. On peut utiliser un tableau de papier et des marqueurs pour écrire les idées. Il faut prendre les idées comme elles viennent et ne pas tenter de discuter de leurs avantages et de leurs inconvénients.

Cette méthode sert à dresser une liste de moyens pour répondre aux besoins définis dans le profil de santé en milieu de travail et dans les recommandations du plan de santé de l'entreprise.

On vérifie ensuite si les idées portent sur les besoins et les préférences des employés et tiennent compte des cinq principes directeurs et des trois facteurs d'influence. Les idées qui satisfont à ces critères et qui favoriseront les activités des programmes sont groupées en trois niveaux :

• Sensibilisation;
• Acquisition de compétences;
• Maintien des nouvelles habitudes.

L'annexe 5 fournit des conseils sur le déroulement d'une séance de remue-méninges.

3. Création d'une liste des ressources

Il est bon de dresser une liste des personnes, des renseignements, du matériel et des installations dont on aura besoin pour faire fonctionner le programme. Avant tout, il faut examiner les ressources de l'entreprise.

Bon nombre des biens, des services et du matériel essentiels au programme de santé peuvent être fournis par des membres de votre communauté. Par exemple, une imprimerie locale peut être prête à offrir gratuitement ses services; les entreprises participantes peuvent fournir des enveloppes, du papier et du matériel de bureau ainsi que des services de courrier, de photocopie et de dactylographie; les bibliothèques ou les écoles sont des sources de matériel audio-visuel; les professionnels de la santé de la région peuvent offrir de leurs temps pour présenter une séance d'information; un club communautaire ou une école peuvent permettre l'utilisation de leurs installations pour la tenue d'une activité quelconque.

Dans plusieurs communautés, on peut se procurer un répertoire des services ou une liste des associations du secteur de la santé en s'adressant à une bibliothèque, à une clinique ou à l'hôtel de ville. Parmi les ressources qu'on peut trouver, mentionnons :

• Les services de santé publique;
• Les centres récréatifs;
• Le centre de consultation familiale;
• Les consultants, spécialisés dans la coordination de programmes de santé au travail;
• Les associations de santé et de sécurité au travail;
• Les programmes de lutte contre l'alcoolisme et les autres toxicomanies;
• Les centres médicaux et hospitaliers;
• Les administrations municipales;
• Les services de santé mentale;
• Les ministères provinciaux de la santé;
• Les centres de renseignements communautaires;
• Les sociétés de prévention des maladies (maladies cardiaques et pulmonaires, cancer, etc.);
• Les organisations culturelles.

Une fois que la liste a été dressée, communiquez avec les organismes qui offrent les produits et les services pouvant servir à vos programme. Lorsque vous décrivez vos attentes, n'oubliez pas de tenir compte des cinq principes directeurs et des trois facteurs d'influence.

Lorsque vous parlerez avec un fournisseur de services,

• décrivez le projet de promotion de la santé dans les petites entreprises;
• mentionnez les organisations et les petites entreprises participantes;
• expliquez les cinq principes directeurs et les trois facteurs d'influence;
• discutez des résultats du questionnaire d'évaluation des besoins;
• donnez un aperçu de ce que vous attendez du programme (mentionnez les objectifs du programme, son niveau, etc.);
• indiquez quelle part de votre budget sera allouée à cette partie du plan d'action, si vous devez payer des frais pour ces services;
• dites à quel moment vous souhaitez commencer.

Si tous les facteurs sont favorables et s'il est possible d'établir une relation de travail, inscrivez le nom de la personne ou de l'organisme dans la liste des ressources.

4. Élaboration du programme

Maintenant que vous avez obtenu l'appui des diverses personnes et des divers organismes qui peuvent vous aider, vous pouvez établir de façon définitive les détails du plan d'action du programme.

L'un de ces détails a trait à la description et à la coordination des diverses fonctions, responsabilités et tâches nécessaires au programme.

Conseils pratiques

Ces conseils s'inspirent de l'expérience de nombreuses personnes qui ont conçu avec succès des programmes de promotion de la santé en milieu de travail. On peut s'en servir comme références pour planifier des activités et des programmes, ou encore pour évaluer les services offerts. On doit vérifier si les programmes sont

Pertinents - Ils doivent répondre aux besoins établis, que ceux-ci soient réels ou apparents.

Peu coûteux - Les programmes devraient être peu coûteux ou gratuits pour les employés. Faciles à gérer - Essayez de limiter la paperasserie. Les prestateurs de services peuvent aider à coordonner et mettre en oeuvre des programmes. On devra aussi encourager les employés à participer.

Simples - Les programmes doivent être faciles à suivre et doivent avoir un contenu et des objectifs simples.

Souples - Les programmes doivent être souples quant au moment et à l'endroit où ils auront lieu. Ils doivent inclure des stratégies qui facilitent la participation des employés, telles que des horaires tenant compte des différents quarts de travail et prévoyant des activités avant et après le travail et pendant la période du déjeuner. Les activités sur les lieux de travail sont plus faciles à gérer et nécessitent moins de temps qu'à l'extérieur. Si on ne peut faire autrement, il faut être prêt à fournir des programmes dans un centre communautaire, une école, une église, etc.

Efficaces - Les séances doivent être organisées de façon à réduire au minimum le temps que les participants y consacrent. Les réunions doivent être préparées à l'avance et bien planifiées de sorte que les participants n'aient pas l'impression de perdre leur temps. Il faut tenir compte des responsabilités familiales lorsqu'on prévoit des activités après le travail.

A court et à long terme - Les programmes doivent comporter des objectifs clairs et à court terme (p. ex. le dépistage de l'hypertension) ainsi que des objectifs à long terme (p. ex. la création de groupes de marcheurs, qui encouragent les gens à progresser à leur propre rythme et à mesurer leur propre tension au fur et à mesure que leur condition physique s'améliore).

Motivants - Dans de nombreuses petites entreprises, on emploiera une méthode spéciale pour attirer les employés et les encourager à continuer de participer. La permission d'aller écouter un conférencier pendant les heures de travail ou la création de programmes auxquels les membres de la famille peuvent participer sont de bonnes façons d'encourager la participation. On peut aussi motiver les employés en récompensant leurs réalisations et leur participation continue, en les aidant à établir leur propre plan de santé et en surveillant leurs progrès.

Divertissants - Chacun se fait une idée différente du divertissement. Il est important d'obtenir le consensus des employés avant de concevoir des programmes.

Communiqués de façon intéressante - De la documentation bien conçue, que l'on peut apporter à la maison, peut renforcer les informations reçues d'une autre façon. La plupart des organismes de ressources peuvent offrir une telle documentation.

Adaptés - Les programmes doivent être adaptés pour répondre aux besoins spéciaux des divers groupes d'employés dans chaque milieu de travail. Ils doivent aussi refléter la culture de l'entreprise. Il faut trouver ce qui confère à chaque compagnie son caractère spécial (p. ex. le système de valeurs; la fierté à l'égard des réalisations; le caractère informel; la représentation de différents groupes ethniques; le rapport hommes-femmes; les groupes d'âges, etc.).

Axés sur la participation des employés - Les participants éventuels doivent contribuer activement à la planification des programmes. Le profil de santé en milieu de travail et les groupes de rétroaction peuvent favoriser la participation des employés. Les employés qui contribuent à la conception d'un programme se sentent beaucoup plus engagés.

5. Lancement du programme

Un plan de communication et un calendrier du programme peuvent se révéler très utiles. Pour élaborer le plan de communication, il faut considérer les éléments suivants :

• Le groupe cible,
• Le type de programme,
• Les moyens de communication.

Le groupe cible

Pour définir les besoins du groupe cible en matière de communication, il faut prendre en considération les éléments suivants : la répartition des employés par groupe d'âge et par sexe, la scolarité et la langue utilisée. cette fin, les données du profil de santé en milieu de travail et de la vue d'ensemble de l'entreprise devraient être utiles.

Répartition selon l'âge et le sexe

Ces données guident la stratégie de communication.

Scolarité

Selon scolarité, on pourra choisir les médias qui conviennent le mieux. Si on pense que le niveau d'alphabétisation est faible, on expliquera les programmes en termes plus simples et on emploiera autant les présentations orales que l'imprimé.

Langue utilisée

Si le français et l'anglais sont des langues secondes pour bon nombre d'employés, on pourra faire appel à des gens qui connaissent bien d'autres langues. Les organismes culturels qui figurent sur votre liste de ressources devraient pouvoir vous aider.

Le programme

Décrivez le programme que vous avez conçu et insistez sur ses principaux objectifs et caractéristiques dans tout le matériel de communication.

Les médias

Vous devez choisir les médias que vous utiliserez pour faire connaître le programme. Lorsqu'il s'agit d'annoncer le programme pour la première fois, les lettres, les réunions, les affiches et les feuillets joints à la paye sont les médias les plus utiles.

Pour les communications régulières, on peut utiliser les lettres, les bulletins, les réunions d'employés, les présentations audiovisuelles, les affiches et les macarons. Toutefois, d'autres médias sont également efficaces (par exemples, les bulletins, la publicité directe envoyée par courrier à la maison, les brochures et les séminaires). Ils peuvent être employés selon vos ressources et vos compétences.

Pour documenter le plan de communication, on peut classer l'information selon les catégories suivantes :

• Groupe cible
• Moyens de communication
• Tâches de production : rédaction, conception, traduction et impression
• Calendrier
• Coût

6. Évaluation du programme

L'évaluation permet de déterminer si les résultats escomptés sont obtenus ou si des correctifs s'imposent. Il est important de définir un processus d'évaluation dès les premières étapes du programme. Il y a habituellement deux types d'évaluation :

• l'évaluation du processus, et
• l'évaluation des résultats.

L'évaluation du processus porte sur la façon dont le programme se déroule. Elle vous permet de déterminer si le programme est bien géré, le nombre de participants et leurs réactions, la pertinence des installations et l'accueil réservé aux animateurs.

Pour évaluer le processus, on peut s'y prendre de plusieurs façons : dresser une liste des personnes présentes; demander aux employés de remplir des formulaires dans lesquels on leur demande leurs réactions à l'égard des ateliers et des séminaires; distribuer des questionnaires dans lesquels on demande aux personnes dans quelle mesure elles se sont senties engagées dans des activités particulières; faire des sondages pour savoir si les personnes utilisent des installations sportives publiques de leur localité et à quelle fréquence, etc.

L'évaluation des résultats porte sur les effets du programme sur les participants, tant sur le plan individuel que collectif. Elle permet de constater les changements survenus au niveau des pratiques de santé, des politiques de l'entreprise, du taux d'absentéisme, des attitudes et des opinions à l'égard des pratiques de santé, etc.

Pour évaluer les résultats, on peut procéder de différentes façons : faire un sondage pour savoir combien de personnes ont cessé de fumer pendant six mois et plus; déterminer le type et le nombre d'accidents survenus après la réalisation d'une activité axée sur la sécurité et la prévention des accidents; interroger des employés ayant participé à des programmes de santé particuliers, six mois après la fin du programme.

7e Étape - Évaluation des progrès

L'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises évaluent les progrès réalisés en ce qui a trait au plan de santé des petites entreprises et aux plans d'action des programmes afin de déterminer s'il faut prendre d'autres mesures pour que les programmes soient efficaces et qu'ils répondent aux besoins et aux préférences des employés.

Il sera bon d'interroger régulièrement les employés pour suivre les changements dans la composition de l'effectif et l'évolution des besoins. Les nouveaux renseignements recueillis peuvent modifier le profil de santé en milieu de travail et, par le fait même, le plan de santé des petites entreprises.

Les plans annuels d'action des programmes doivent refléter les nouvelles stratégies visant à répondre aux besoins au fur et à mesure de leur évolution.

L'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises devront revoir les étapes 3 à 6 afin d'assurer que les programmes de promotion de la santé tiennent compte des trois facteurs d'influence (environnement, pratiques de santé et ressources personnelles) et des cinq principes directeurs.

Annexe 1 : séance d'orientation

Déroulement proposé

Remerciez les gens d'être venus. Expliquez le but de la séance et présentez le représentant du ministère provincial qui la dirigera. L'information fournie portera généralement sur

la présentation du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises

Santé et Bien-être social Canada a élaboré le Modèle de concert avec des ministères et des organismes provinciaux qui agissent comme partenaires de coordination. Le Modèle est conçu pour donner aux petites entreprises l'occasion d'aider leurs employés

à conserver leur santé et à l'améliorer par le biais de la promotion de la santé en milieu de travail.

Le but de la réunion : déterminer si le soutien de la communauté est suffisant pour mener à bien le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

Une explication de la santé et de la promotion de la santé et des exemples simples, de tous les jours, démontrant comment la promotion de la santé peut être efficace.

Chacun définit la santé à sa façon. Notre Modèle définit la santé comme une ressource de la vie quotidienne. La santé est un élément essentiel de la vie. Elle subit chaque jour des influences telles que les circonstances personnelles, les attitudes, les opinions et les actions ainsi que les environnements social, culturel, économique et physique.

La promotion de la santé est le processus qui permet aux employés d'exercer un plus grand contrôle sur leur santé et de l'améliorer.

Un cadre de travail sain profite tant à l'employeur qu'aux employés, à partir du moment où les uns comme les autres croient que de bonnes pratiques de santé favoriseront l'épanouissement et la productivité tant au niveau de l'individu que de l'organisation.

Une explication du Système de promotion de la santé en milieu de travail.

Le Système de promotion de la santé en milieu de travail tient compte des facteurs physiques, émotifs et sociaux et des inter- actions entre les gens et leurs environnements. Il est basé sur cinq principes directeurs et trois facteurs d'influence. On le met en oeuvre à l'aide du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

La définition d'une petite entreprise selon le Modèle.

Le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises a été conçu à l'intention des entreprises de 100 employés ou moins. Cependant, cela n'empêche pas les entreprises plus grandes de participer. Le Modèle répond aussi aux besoins des micro-entreprises, soit celles de 10 employés ou moins.

Une explication des raisons pour lesquelles le Modèle a été conçu à l'intention des petites entreprises.

Les petites entreprises fournissent de l'emploi à la moitié de la population active du Canada. On s'attend à ce qu'elles créent 80 % des nouveaux emplois au cours des années à venir.

La plupart des travailleurs passent environ les deux tiers de leurs heures de veille au travail. Les effets du milieu de travail sur leur santé sont donc aussi importants que les effets de leur mode de vie personnel.

Peu de petites entreprises ont les ressources nécessaires pour offrir des programmes de promotion de la santé sur place, ou pour offrir à leurs employés les mêmes avantages sur le plan de la santé que les grandes sociétés.

Une explication des raisons pour lesquelles le Modèle est basé sur une approche communautaire.

Cette approche repose sur le postulat que l'union fait la force. En partageant les ressources communautaires, les petites entreprises peuvent avoir accès aux avantages offerts par des programmes de promotion de la santé.

Une explication des avantages pour

• les employés
• les petites entreprises
• les prestateurs de services
• les communautés

Les employés et leurs familles apprennent comment exercer un plus grand contrôle sur leur santé et comment l'améliorer. Ils font connaître leurs préoccupations en ce qui concerne leur santé et ils indiquent quels programmes de promotion de la santé leur conviennent le mieux.

Les petites entreprises voient leurs employés plus heureux parce qu'ils sont en meilleure santé et parce qu'ils forment une équipe plus productive et plus enthousiaste. Celle-ci contribue à créer un milieu de travail plus agréable.

Les prestateurs de services et les communautés partagent des ressources, des idées et des responsabilités. Le réseau de petites entreprises, d'organismes et de bénévoles devient une ressource communautaire élargie, renforcée et permanente.

Une explication

• de la structure et du rôle de l'organisme de coordination
• de la structure et du rôle du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises
• du rôle des prestateurs de services
• du rôle des représentants de la promotion de la santé dans les petites entreprises
• du rôle des propriétaires de petites entreprises
• de la façon dont les employés peuvent participer
• de la façon dont Santé et Bien-être social Canada appuie le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises
• du degré de participation et d'engagement nécessaire (on peut le déterminer à l'aide du triangle de la participation décrit ci-dessous)

Le triangle de la participation illustre la bonne façon d'élaborer un modèle communautaire. Il montre les liens qui existent entre le nombre de membres de la communauté qui participent au projet et le degré d'engagement qu'ils choisissent. (Se reporter à la page 14)

Niveaux d'engagement

1. Sensibilisation

Si les personnes qui assistent à la séance d'orientation ont déjà une opinion favorable au Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises, cela signifie qu'elles appuient le projet, au moins de façon officieuse. Elles peuvent exprimer leur approbation en public et encourager les autres à participer. Certaines personnes peuvent décider de participer activement. Cela signifie qu'elles passeront au second niveau d'engagement pour y demeurer le temps qu'elles voudront.

2. Participation

Habituellement, la participation consiste à remplir un formulaire général d'évaluation des besoins en milieu de travail et à joindre les activités de promotion de la santé offertes en réponse aux besoins des employés. Si l'expérience est concluante, les personnes qui se situent à ce niveau souhaiteront probablement continuer à participer au projet ou intensifier leur participation.

3. Contribution

Une personne peut contribuer en offrant de son temps pour aider à mettre sur pied les activités planifiées, ou encore à organiser des programmes et des activités. Elle peut aussi fournir une aide financière ou d'autres ressources. Certaines personnes se sentiront tellement engagées qu'elles voudront faire partie du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises. Ces personnes acquièrent alors une expérience directe de participation ou de bénévolat; elles comprennent les buts et les objectifs du Modèle et elles s'engagent à les promouvoir.

4. Comité de promotion de la santé dans les petites entreprises  

À ce niveau, les personnes se sont engagées à offrir de leur temps et de leur savoir-faire, habituellement pour une période fixe. Elles stimulent la participation communautaire pour que d'autres personnes puissent les remplacer à la fin de leur mandat.

Les employés peuvent entrer dans le triangle de la participation à n'importe quel niveau. Ils peuvent se déplacer vers le haut ou vers le bas selon leurs besoins personnels ou professionnels.

Pour que le programme obtienne tout le succès escompté, il est essentiel de main- tenir une base assez large pour fournir des effectifs à tous les autres niveaux.

Lorsque la base rétrécit, les autres niveaux suivent. Si les employés ne sont pas suffisamment nombreux pour accomplir le travail, ils s'épuiseront. Une telle situation peut entraîner l'effondrement du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises et peut-être même l'avortement du projet. (voir page 15).

Collaboration et engagement

Collaboration - travail en commun, action de collaborer avec quelqu'un.

Engagement - action de se lier par une promesse ou une convention.

- Le Petit Robert

Collaboration

De nombreuses entreprises prospères offrent un cadre de travail favorisant la participation à une oeuvre commune. Chacun sait que sa contribution est une condition importante du succès. Il existe beaucoup d'autres facteurs indispensables au succès d'une entreprise, mais la collaboration est souvent le ciment qui les consolide tous.

La collaboration est essentielle au succès du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

cause de leurs conditions de travail (longues heures et ressources limitées), les propriétaires de petites entreprises travaillent souvent dans l'isolement et, par conséquent, ne peuvent profiter de la collaboration qui existe dans les entreprises plus grandes. Grâce au Modèle de promotion de la santé, les propriétaires peuvent bénéficier de tout un réseau de collaboration à l'échelle de la communauté.

Le Modèle permettra aux propriétaires de petites entreprises de se réunir et de collaborer avec des représentants de la municipalité, des prestateurs de services de santé et de services sociaux ainsi que plusieurs décideurs clés de leur communauté.

Les avantages d'une collaboration peuvent être classés en deux catégories : avantages monétaires et avantages non monétaires.

Toutes les entreprises ont intérêt à réduire leurs coûts. Le Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises offre la possibilité

de réduire les coûts des programmes de promotion de la santé en milieu de travail grâce à la mise en commun du matériel, des installations et des autres ressources;

d'accroître le chiffre d'affaires grâce au réseau qu'on crée avec d'autres entreprises et membres de la communauté et aux contacts établis subséquemment.

Le Modèle comporte par ailleurs de nombreux avantages non monétaires qui pourront à la longue faire augmenter le chiffre d'affaires de l'entreprise, par exemple :

• La visibilité du Modèle dans la communauté et, par conséquent, des entreprises participantes;
• Les bons rapports avec le public en raison de la participation de l'entreprise à un programme de promotion de la santé mis sur pied par des bénévoles;
• L'occasion de partager les problèmes et le succès qu'a pu connaître l'entreprise avec les propriétaires, les gestionnaires et les employés d'autres petites entreprises;
• La meilleure connaissance des ressources communautaires;
• La possibilité d'accroître ou d'améliorer les compétences de l'organisation;
• L'amélioration de l'esprit communautaire;
• L'amélioration du moral des employés par la création d'un environnement sain et attentif à leurs besoins.

Engagement

Le triangle de la participation permet aux participants de choisir le niveau d'engagement qui leur convient.

Les participants doivent être prêts à con- sacrer du temps au projet et à persévérer, compte tenu de leurs capacités personnelles.

Mais plus que tout, les participants doivent croire qu'il vaut la peine de travailler avec d'autres membres de la communauté pour mener à bien le projet.

Ce n'est pas si difficile !

Les sept étapes du Modèle

Les sept étapes du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises sont les suivantes :

• L'orientation
• L'organisation
• L'évaluation des besoins
• Le profil de santé en milieu de travail
• Le plan de santé des petites entreprises
• Le plan d'action du programme
• L'évaluation des progrès

Annexe 2 : profil de préparation

Veuillez prendre quelques minutes pour remplir le questionnaire suivant. Il aidera les organisateurs à déterminer si la communauté est disposée à accorder le soutien nécessaire à la mise en oeuvre du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises.

1. Renseignements généraux

Nom
Tél. (Bur.)
Tél. (Rés.)

Organisation/entreprise
Adresse postale
Code postal

Décrivez brièvement la nature de votre entreprise ou de votre organisation :
 

2. Participation individuelle

Voici quelques-unes des responsabilités et fonctions qui pourraient être confiés aux groupes chargés de l'organisation du Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises (organisme de coordination et comité de promotion de la santé dans les petites entreprises). Veuillez indiquer dans quels secteurs vous aimeriez participer. (Indiquez l'ordre de préférence par les chiffres 1,2,3).

• Administration
• Finances/collecte de fonds
• Promotion
• Élaboration de programme
• Soutien/bénévolat
• Installations/matériel
• Ressources (promotion de la santé)
• Inscriptions
• Autres (veuillez préciser) :

À quel titre aimeriez-vous participer?

• Président d'un comité (2 réunions par mois)
• Membre d'un comité (1 ou 2 réunions par mois)
• Secrétaire d'un comité
• Bénévole pour certaines activités ou certains programmes
• Bénévole de dernier ressort
• Participant au programme
• Autres (veuillez expliquer) :

3. Calendrier et horaire des réunions

Les jours qui me conviennent le mieux pour assister aux réunions sont les suivants :

Les meilleures heures de la journée sont les suivantes:

Il m'est impossible d'assister aux réunions qui ont lieu aux heures suivantes :

4. Votre organisation ou votre entreprise serait-elle intéressée à participer au Modèle de promotion de la santé dans les petites entreprises de l'une ou l'autre des façons suivantes :

• Permettre aux employés d'avoir accès aux activités de promotion de la santé
• Offrir un lieu de réunion
• Parrainer un atelier sur la promotion de la santé
• Encourager la mise sur pied de programmes de promotion de la santé en milieu de travail
• Inviter un conférencier ou une conférencière tous frais payés
• Fournir des aliments et des boissons pour les activités du projet
• Accorder une aide financière
• Offrir des services de secrétariat
• Autres (veuillez préciser) :

5. Veuillez indiquer d'autres organisations ou entreprises qui pourraient être intéressées à soutenir un projet de promotion de la santé dans les petites entreprises ou qui aimeraient recevoir plus d'information à ce sujet.

Nom
Organisation/entreprise
Téléphone

Nom
Organisation/entreprise
Téléphone

Nom
Organisation/entreprise
Téléphone

6. Avez-vous des idées ou de l'expérience dont pourrait bénéficier le projet, mais qui jusqu'ici n'ont pas été mentionnées? Si c'est le cas, veuillez nous les indiquer.

7. De quelle façon le projet peut-il vous aider, aider vos employés et aider votre entreprise?

Nous vous remercions d'avoir pris le temps de remplir ce questionnaire. Nous communiquerons sous peu avec vous.

Annexe 3 : réunions efficaces

Les membres du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises doivent quitter les réunions avec le sentiment d'avoir accompli quelque chose. Ils doivent avoir l'impression que le temps qu'ils ont consacré à la réunion a valu la peine, que leur participation a été utile et que leurs efforts ont été récompensés. La planification minutieuse des réunions permet d'arriver à ce résultat.

Voici quelques point à prendre en considération lorsque vous planifiez une réunion :

Endroit - Choisissez un endroit central, facilement accessible aux membres du comité par automobile ou par autobus. Si c'est impossible, vous pourrez alors changer d'endroit à chaque réunion de façon à faire plaisir à chacun des membres. Demandez aux membres de faire des suggestions.

Date et heure - Demandez aux membres du comité le jour et l'heure qui leur conviennent le mieux pour la réunion. (Voir les profils de préparation établis lors de la séance d'orientation.) Toutefois, soyez souple. Même après avoir choisi le moment idéal, vous devrez peut-être apporter des changements. En effet, comme il s'agit d'une petite entreprise, il faut tenir compte des fluctuations saisonnières des activités commerciales. Néanmoins, il est conseillé de fixer des dates régulières pour les réunions. Respectez l'heure à laquelle la réunion commence et se termine. Pour les personnes ponctuelles, il est injuste de commencer une réunion en retard. Certaines réunions peuvent être plus longues que d'autres. Prévenez les gens à l'avance de la durée de la réunion.

Calendrier - Établissez d'avance le calendrier de réunion afin que les membres du comité puissent réserver ces journées-là.

But - Même après avoir établi un calendrier, n'organisez pas de réunion s'il n'y a pas lieu de le faire. Décidez à chaque réunion des questions qui seront abordées au cours de la prochaine rencontre. Parfois, il n'est pas nécessaire que tous les membres soient présents.

Ordre du jour - Préparez toujours un ordre du jour et distribuez-le aux membres le plus tôt possible avant la réunion.

Procès-verbal - A chaque réunion, désignez quelqu'un qui sera chargé de rédiger le procès-verbal. La présentation du document doit être simple. On doit y consigner les décisions prises, les tâches à accomplir, les responsabilités attribuées et les échéances fixées. Le procès-verbal doit être envoyé aux membres le plus tôt possible, car il leur sert d'aide-mémoire pour les responsabilités qui leur ont été confiées et les délais qui doivent être respectés.

Règles de procédure - Certains comités suivent les règles parlementaires; d'autres ont recours au Code Morin qu'on peut se procurer dans les bibliothèques et dans la plupart des librairies. Entendez-vous sur les règles que vous comptez adopter dès la première réunion du comité, de façon à ce que chacun soit mis au courant de la procédure d'ouverture des débats.

Remplaçant - Chaque membre du comité devrait avoir un remplaçant qui peut assister aux réunions en son nom. Le remplaçant doit être mis au courant régulièrement et doit présenter des rapports au nom du membre du comité. En prévoyant les dates des réunions bien à l'avance, la plupart des membres du comité sauront s'ils ont un empêchement et pourront, le cas échéant, déléguer leur remplaçant.

La formule magique d'une réunion parfaite n'existe pas. Toutefois, avec un peu de planification, le comité pourra rendre la réunion agréable et productive.

Annexe 4 : processus de résolution des problèmes

Lorsque le président du comité est aux prises avec une question particulière, il peut recourir au processus de résolution des problèmes pour structurer la discussion et trouver une solution pratique. Ce processus doit s'appliquer avec souplesse. Il ne doit pas être employé lorsque la question qui retarde la réunion peut se régler par un simple éclaircissement ou par une discussion.

1ère étape - Décrire la situation

En posant les questions appropriées (Quoi? Qui? Pourquoi? Où? Quand?), le président peut amener les membres à mieux décrire la situation. Les réponses données par les membres doivent être fidèlement consignées sur un tableau de papier.

2e étape - Définir le problème

Le président demande à chacun des membres d'indiquer comment il perçoit et définit le problème. Encore une fois, les réponses doivent être consignées sur un tableau de papier, sans qu'un mot en soit changé. Ensuite, le comité revoit les réponses et les trie de façon à réduire le nombre de définitions à un seul énoncé du problème, accepté par tous.

3e étape - Choisir une solution

On demande à chaque membre du comité de trouver une solution. Il est important que chacun prenne part à ce processus, sinon certains membres peuvent monopoliser la conversation et entraver la résolution du problème.

4e étape - Mettre la solution en pratique

On demande à chaque membre de faire des suggestions sur la façon de mettre les solutions en pratique. Le comité doit ensuite se mettre d'accord sur un plan d'action.

5e étape - Évaluer les résultats

Il s'agit là d'un processus continuel qui vise à assurer la participation de chacun.

Annexe 5 : remue-méninges

Lorsque le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises essaie de trouver des idées, il peut recourir à une séance de remue-méninges. Il arrive parfois que les gens hésitent à faire part de leurs idées devant un groupe sans les expliquer par un raisonnement logique. Or, dans une séance de remue-méninges, c'est exactement ce qu'il ne faut pas faire. Il faut exprimer les idées comme elles viennent, sans les analyser. Pour que la séance porte fruit, il faut suivre certaines lignes directrices :

1. Charger quelqu'un d'écrire les idées.
2. Choisir le sujet de la séance de remue-méninges et l'écrire sur un tableau ou un tableau de papier.
3. Écrire toutes les idées sans mentionner leurs auteurs.
4. ce stade, ne pas discuter des idées, ne pas donner son avis sur les idées et ne pas non plus les évaluer.
5. La séance doit être courte; elle doit durer environ cinq minutes.

Une fois que les idées sont consignées, on peut alors en discuter et les analyser afin de déterminer:

• si elles sont importantes;
• si elles sont réalisables;
• si elles sont conformes à votre objectif.

Annexe 6 : séance de rétroaction

Il arrive parfois que les résultats d'une évaluation des besoins ne fournissent pas suffisamment d'information dans certains domaines. Par exemple, les résultats peu- vent révéler que 75 % de votre groupe de petites entreprises souhaite avoir des programmes sur la gestion du stress. Le mot stress est un terme général désignant de nombreux besoins liés à la santé. Une personne peut avoir besoin de cours sur la gestion du temps ou du budget; une autre peut vouloir suivre un cours sur les techniques de relaxation. Une autre encore peut vouloir apprendre comment s'occuper d'un parent âgé.

Quelquefois, les prestateurs de services ont besoin de plus de renseignements pour planifier les activités de promotion de la santé. Une bonne façon de comprendre pourquoi le stress a été relevé si souvent lors de l'évaluation des besoins consiste à organiser une séance de rétroaction.

Séance de rétroaction

Réunissez un échantillon de participants à l'évaluation des besoins et demandez-leur de discuter plus en détail du stress. Demandez aux représentants de la promotion de la santé en milieu de travail d'assister à la séance de rétroaction.

Fixez des objectifs précis pour la séance et recourez aux services d'un bon modérateur (c'est-à-dire quelqu'un qui peut animer une discussion et faire en sorte que chacun puisse exprimer librement ses impressions et ses opinions). Les commentaires des participants peuvent être consignés sur un tableau de papier. Pour certains participants, le caractère confidentiel des renseignements fournis peut être important; par conséquent, assurez-leur qu'aucun nom ne sera indiqué à côté de leurs commentaires.

Le modérateur doit expliquer aux participants qu'ils peuvent donner des renseignements en se fondant sur leur propre situation ou leur propre expérience, ou sur celle des autres (les renseignements ne doivent pas être limités à leur milieu de travail). Il est important que les participants sachent qu'ils représentent la communauté des petites entreprises, et qu'ils ne sont pas là uniquement pour leur propre compte. De cette façon, ils n'auront pas l'impression que les informations qu'ils communiquent seront considérées comme des renseignements personnels.

Lorsqu'on aborde des questions complexes (le stress ou l'hygiène de l'environnement, par exemple), il est préférable d'inviter un expert qui pourra expliquer l'essentiel de la question et définir un terrain d'entente pour en discuter. Avant que la discussion ne commence, l'expert, peut éliminer la confusion due aux différences d'interprétation.

Cette séance doit vous permettre de dresser une liste des champs de préoccupation liés à la question. Si on prend pour exemple le stress, quelles sont, selon le groupe, les causes premières de ce mal? La séance peut également vous renseigner sur les préférences du groupe en matière de promotion de la santé.

Cette séance peut vous permettre de trou- ver des idées pour aborder les problèmes liés au stress, par exemple :

• un cours sur la gestion du stress, organisé pendant la pause du déjeuner, sur les lieux de travail;
• des renseignements écrits sur la façon dont certains exercices peuvent réduire le stress;
• une séance de sensibilisation aux facteurs de stress tenue le soir.

Les résultats de la séance de rétroaction doivent être signalés au comité de promotion de la santé dans les petites entreprises et au prestateur de services approprié. Ces données les aideront à planifier la promotion de la santé.

Les meilleures idées et les meilleures suggestions seront exprimées au cours d'une discussion libre; cependant, dressez quand même une liste de questions liées aux objectifs de la séance. Il faut un certain temps avant que les gens se sentent à l'aise de parler librement, et les questions peuvent aider à amorcer la discussion.

Entrevues personnelles

Lors des entrevues personnelles, un représentant de la promotion de la santé dans les petites entreprises ou une autre personne rencontre les participants un par un pour les interroger au sujet d'une question particulière de l'évaluation des besoins ou pour leur demander davantage de renseignements sur plusieurs sections du questionnaire.

Annexe 7 : exemple-plan de santé des petites entreprises 5e étape

1. Thème

Choisir un thème qui pourra servir tout au long du processus, à court et à long terme (par exemple, être sur la bonne voie, se sentir mieux; questions de santé en milieu de travail; etc.). Cette méthode permet d'assurer une certaine continuité entre les différents programmes et de se concentrer sur la communication avec les employés. Votre énoncé de mission devrait vous aider à trouver un thème approprié.

2. Table des matières

Étant donné que le plan de santé des petites entreprises servira d'outil de référence et sera soumis aux propriétaires de petites entreprises et à d'autres personnes, il doit être organisé de la meilleure façon possible. Pour qu'il soit plus facile à consulter, il est bon d'y inclure une table des matières.

3. Résumé

Le plan de santé des petites entreprises est le document grâce auquel l'organisme de coordination et le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises obtiendront l'approbation nécessaire pour poursuivre la mise en oeuvre du programme. Par conséquent, un résumé de l'essentiel facilitera la prise de décisions pour les propriétaires de petites entreprises.

4. Membres du comité

On doit indiquer le nom des membres du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises qui sanctionnent le plan de santé.

5. But et philosophie du comité de promotion de la santé dans les petites entreprises

Bien que le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises se compose de personnes aux intérêts différents, il fonctionne comme un groupe uni qui se base sur une philosophie claire et un but ferme. Le plan de santé des petites entreprises devrait contenir l'énoncé de mission du comité, ainsi que la philosophie de ce dernier en ce qui concerne l'environnement, les pratiques de santé et les ressources personnelles. Il devrait aussi mentionner les buts généraux, les objectifs (à moyen et à long terme) et les priorités du comité.

6. Profil de santé en milieu de travail

C'est à partir de ce profil que sont établis les objectifs se rattachant à la conception du programme. Le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises peut choisir d'inclure l'annexe A du profil (données complètes présentées sous forme de tableaux) dans le plan de santé des petites entreprises.

7. Programmes

Les programmes que recommande le comité de promotion de la santé dans les petites entreprises devraient tenir compte de l'environnement, des pratiques de santé et des ressources personnelles. Le comité peut souhaiter établir une marche à suivre pour discuter de chaque programme.

• Type de programme : Exercices
• Résultats du profil de santé en milieu de travail :
  • 5 % des employés considèrent que l'exercice est la plus importante des habitudes de santé qu'ils doivent acquérir (voir l'annexe X page x).
  • 64 % des employés mentionnent que l'exercice les aiderait à mieux réussir (voir l'annexe X page x).
  • 39 % des employés font de l'exercice pendant quinze minutes, au moins trois fois par semaine (voir l'annexe X page x).

Recommandation

Concevoir et mettre à jour un programme d'exercice complet afin de répondre aux besoins des employés et les encourager à participer.

Ressources potentielles

Ressources humaines

• Comité de promotion de la santé dans le petites entreprises
• Conseillers en conditionnement physique Professionnels de la santé communautaire
• Infirmières en santé du travail

Ressources financières

• Frais de participation
• Subvention du club Kiwanis et des entreprises participantes

Ressources matérielles

• Matériel audiovisuel
• Cafétéria
• Salles de réunion
• Installations communautaires

8. Calendrier

Il faudrait inclure un calendrier préliminaire de mise en oeuvre du programme.

9. Annexes

Il faut joindre le matériel ou les documents pertinents mentionnés dans le plan de santé des petites entreprises. Ces documents peuvent comprendre le résumé des programmes courants et les ressources qui existent déjà.

Rappelez-vous que le plan de santé des petites entreprises doit être court et simple. Les propriétaires des petites entreprises ne liront pas un document de vingt-cinq pages. Indiquez dans le plan que d'autres documents sont mis à leur disposition s'ils souhaitent obtenir davantage de renseignements.