La santé en milieu de travail - Un défi à relever

Table des matières

• Comment se servir du présent guide
• Promotion de la santé : Terminologie
• Programmes de santé en milieu de travail
• Avant de commencer
• Un outil pour évaluer les besoins
• Promotion du sondage
• Distribution du questionnaire
• Le suivi après la distribution
• Les groupes difficiles à atteindre
• Battre le fer quand il fait chaud
• Annexe A : Modèle de plan pour la mise en oeuvre
• Annexe B : Modèles d'affiches
• Annexe C : Modèle d'article
• Annexe D : Modèle d'article
• Annexe E : Modèle de lettre

Comment se servir du présent guide

En adaptant à votre milieu de travail la démarche par étape que propose ce guide, vous pourrez tirer le meilleur parti du processus d'évaluation des besoins.

Le présent guide s'adresse au Comité ou au groupe de coordination chargé de planifier les programmes de santé en milieu de travail. Y est indiquée, la marche à suivre, étape par étape, en vue de préparer l'évaluation des besoins de façon à ce que celle-ci soit la plus efficace possible.

Ce guide, et le questionnaire qui l'accompagne, ont été préparés à l'intention des employeurs canadiens qui veulent mettre sur pied des programmes de santé dans leur compagnie ou perfectionner ceux qui existent déjà. Le questionnaire vise à évaluer les besoins et les préoccupations des employés. À l'aide de ces renseignements, les comités/groupes des petites entreprises chargés de la santé en milieu de travail pourront élaborer des programmes de santé répondant à de vrais besoins et créer ainsi un milieu de travail plus sain, les employés étant eux-mêmes en meilleure santé.

Plus le taux de réponse au questionnaire sera élevé, plus il est probable que vos programmes soient solides et adéquats. Au minimum, 50 p. 100 des employés devraient répondre au questionnaire. Toutefois, n'oubliez pas qu'il vaut mieux 50 p. 100 de réponses représentant un éventail assez large des employés, que 70 p. 100 en provenance de certains secteurs particuliers.

Lisez ce guide attentivement. Si vous adaptez les étapes qui y sont proposées à votre milieu de travail, vous pourrez tirer le meilleur parti du processus d'évaluation des besoins.

Promotion de la santé : terminologie

bien-être Bon état de santé physique et mental qu'une personne éprouve.

comité chargé de la santé en milieu de travail Le comité ou groupe d'étude chargé d'élaborer des programmes de santé en milieu de travail. Le présent document a été rédigé à l'intention du Comité chargé de la santé en milieu de travail.

activité physique Le degré jusqu'où le conditionnement physique d'une personne amène celle-ci à être en bonne santé.

information descriptive S'applique à l'étude de statistiques sur la population. Dans ce document, ce terme englobe des données fondamentales, comme l'âge, le sexe, l'ancienneté, le niveau d'instruction.

environnement Cadre, conditions ou circonstances qui ont des répercussions sur la vie des gens. Dans ce document, on entend par ce terme les facteurs qui, au travail ou au foyer, ont des conséquences sur le bien-être des employés.

évaluation des besoins Un processus ou un outil visant à rassembler des données sur les besoins en matière de santé des employés par rapport à leurs pratiques de santé, leurs ressources personnelles et au milieu de travail.

groupe cible Dans le présent document, on entend par groupe cible les groupes a) qui ont un même besoin, b) chez lesquels on décèle ce besoin et c) que l'on peut atteindre par le biais de programmes de santé.

groupes de rétroaction Séances libres en groupe, dirigées par un animateur ou une animatrice, qui ont pour but de trouver des données sur un sujet particulier. Dans ce document, ces groupes comptent de 10 à 12 employés qui participent à une séance de rétroaction pour confirmer les résultats d'un sondage ou les enrichir.

pratiques de santé Actes accomplis de plein gré qui affectent la santé, dont fumer, faire de l'exercice, suivre un régime.

lieu de travail L'endroit où une personne travaille.

milieu de travail L'organisme ou l'entreprise pour laquelle une personne travaille.

PAE voir Programme d'aide aux employés.

programme d'aide aux employés Programme confidentiel et bénévole fournissant des renseignements, un service d'orientation ou de consultation dans le but d'aider les employés ayant des problèmes personnels.

programme de santé en milieu de travail Programme complet visant à maintenir ou à améliorer l'état de santé des employés et répondant aux besoins décelés au cours d'une évaluation de ces derniers.

ressources personnelles Dans le présent document, on entend par cette expression les moyens physiques et mentaux auxquels une personne a recours pour surmonter les différentes formes de stress existant dans son milieu.

santé Le degré jusqu'où une personne peut vivre en harmonie avec son milieu grâce à ses ressources physiques, mentales et spirituelles.

stress Dans le présent document, comme dans la plupart des articles portant sur la promotion de la santé, on entend par stress les tensions physiques et mentales potentiellement négatives dans la vie d'une personne.

Programmes de santé en milieu de travail

Par « programme de santé en milieu de travail », on entend tout programme mis en place dans l'organisation et visant à aider les employés à rester en bonne santé ou à améliorer leur état de santé.

La plupart des gens s'accordent pour dire qu'être en bonne santé ne consiste pas seulement en une absence de maladie ou d'infirmité. L'Organisation mondiale de la santé définit la santé comme étant une richesse dans la vie quotidienne, soit « l'aptitude d'un individu ou d'un groupe à réaliser leurs aspirations, à satisfaire à leurs besoins, et à modifier ou à accepter leur environnement ».

L'expression « programme de santé en milieu de travail »

s'applique à tout programme visant à aider les employés à rester en bonne santé ou à améliorer leur état de santé. Les programmes de santé en milieu de travail peuvent porter sur la sécurité, l'activité physique, le tabac, les habitudes alimentaires, la diminution du stress ou l'amélioration des conditions de travail et des habiletés des employés, entre autres.

On peut s'appuyer sur cinq principes pour exercer une influence sur l'état de santé des employés. Votre comité trouvera peut-être utile d'avoir recours à ces cinq principes pour planifier des programmes de santé complets

Principe no 1 : Les programmes visant à coordonner la promotion de la santé et les interventions d'aide devraient s'appuyer sur des politiques et des modèles de prévention primaire, secondaire et tertiaire.

Les programmes devraient être conçus pour tous les employés, soit pour ceux et celles qui ont de graves problèmes de santé, ceux et celles dont le mode de vie actuel risque d'une manière ou d'une autre de présenter une menace à leur bien-être, ou encore pour la minorité qui est manifestement en bonne santé.

Principe no 2 : Reconnaître les besoins, les préférences et l'attitude de différents groupes de participants.

Dans la mesure où le milieu de travail ne forme pas une unité homogène, les programmes devraient répondre aux besoins et aux préférences des groupes d'employés éprouvant les mêmes besoins. Citons les parents célibataires, ceux et celles qui travaillent par roulement, les ouvriers non spécialisés, etc. Pour répondre de façon satisfaisante aux besoins variés des différents groupes d'employés, on peut interroger les employés sur leurs besoins et leurs préférences. On peut aussi mettre en place un système grâce auquel la direction et le syndicat travailleront en collaboration.

Principe no 3 : Reconnaître que les comportements régissant le mode de vie sont dépendants les uns des autres et mettre l'accent sur ce point.

Les prograpromotion de la santé se penchent sur un large éventail de problèmes qui, souvent, se chevauchent. Ainsi, un programme de contrôle du poids doit traiter de la nutrition, de l'activité physique, de l'estime de soi et de la motivation. Les programmes devraient refléter cette interdépendance.

Principe no 4 : Tenir compte des différents milieux dans lesquels les programmes seront mis en place.

Chaque milieu de travail possède des structures, des procédures opérationnelles et un cadre qui lui sont propres.

Les programmes sur la promotion de la santé doivent témoigner des caractéristiques de chaque milieu de travail et comprendre des éléments qui permettront aux employés de mieux assumer leurs responsabilités quant à leur état de santé.

Principe no 5 : Apporter son appui à l'élaboration d'une politique solide en matière de santé en milieu de travail.

Si l'on veut aborder la question de façon globale, il faut admettre qu'une politique générale dans le secteur de la santé est nécessaire. Cette politique doit à la fois refléter l'appui apporté aux employés et rattacher les décisions strictement d'affaires aux conséquences possibles que celles-ci peuvent avoir sur la santé des employés.

Les politiques ayant trait aux choix alimentaires offerts aux employés, au tabac, au sida, etc., devraient être conformes à ces principes de santé généraux.

Trois avenues nous permettent d'atteindre le bien-être : l'environnement, les ressources personnelles et les pratiques de santê.

En matière de bien-être, une avenue peut nous amener à une autre. Ainsi, en réduisant le stress au travail, cela pourrait renforcer les ressources personnelles que le stress épuise souvent. Tout bon programme de santé en milieu de travail doit explorer les trois avenues.

On peut aborder ces questions en se penchant sur les trois avenues qui nous permettent d'atteindre le bien- être, soit l'environnement, les ressources personnelles et les pratiques de santé.

L'environnement On entend par ce mot le cadre, les conditions ou les circonstances qui influent sur l'état de santé de l'employé : le milieu physique, dont l'air, le bruit et l'éclairage; la qualité du lieu de travail, des machines ou de l'équipement; et le travail lui-même, dont horaires, responsabilités, rapports avec les superviseurs et les collègues.

Ressources personnelles On entend par cette expression le sentiment qu'ont les employés d'être en contrôle de leur santé et d'avoir leur mot à dire à propos de leur travail. L'expression englobe aussi le soutien que les membres de leur famille, leurs amis et des conseillers professionnels apportent aux employés.

Pratiques de santé Fait référence aux habitudes de vie d'une personne ayant des répercussions sur son état de santé : activité physique, tabac, alcool, habitudes alimentaires, sommeil, médicaments ou autres drogues, etc.

Les employeurs peuvent s'appuyer sur ces éléments de plusieurs façons :

Amélioration du milieu de travail

Les employeurs peuvent contribuer à améliorer le milieu de travail en y réduisant le stress ou y augmentant la sécurité, en modifiant les locaux, en offrant une formation en matière de sécurité et des horaires souples, en améliorant les échanges employeur-employé et en assurant un meilleur entretien du matériel, etc.

Apporter son soutien aux ressources personnelles ou les renforcer

Les employeurs peuvent apporter leur soutien aux ressources personnelles ou les renforcer en instituant un Programme d'aide aux employés (PAE), ou en orientant les employés soit vers un service-conseil, soit vers des cours de formation s'ils manquent de compétences dans certains secteurs de leur travail ou s'ils ont besoin de les acquérir.

De plus, on peut élaborer des programmes de promotion de la santé qui permettront aux employés de s'exprimer davantage à propos de leur travail ou du programme de santé mis en oeuvre. Ils pourront ainsi participer à des décisions qui les touchent de près, et qui concernent leur travail et leur santé.

Aider les employés à avoir de meilleures pratiques de santé

Les employeurs peuvent aider leurs employés à adopter de meilleures pratiques de santé en participant financièrement au programme d'activité physique ou de lutte contre le tabagisme; en mettant à la disposition des employés une salle pour les programmes d'activité physique ou en participant financièrement aux frais que ceux-ci entraînent; ou en organisant des séminaires sur la santé. Ils peuvent aussi jouer un rôle direct pour réduire le stress au travail et créer ainsi une ambiance qui permettra aux employés de faire des choix plus sains.

Toutes ces avenues sont souvent en rapport étroit. En matière de bien-être, une avenue peut nous amener à une autre. Ainsi, en réduisant le stress au travail, cela pourrait renforcer les ressources personnelles que le stress épuise souvent. Si on met sur pied une politique anti-tabac, les fumeurs seront enclins à adopter de meilleures pratiques de santé, d'où un milieu de travail plus sain pour les non-fumeurs.

Avant de commencer

Il est très important qu'avant le sondage les représentants de la direction et les délégués du syndicat s'engagent à 100 p. 100 à élaborer des programmes de santé en milieu de travail.

Engagement et coopération

Si l'on veut que le sondage se déroule bien, il faut que les personnages-clés y participent, c'est-à-dire le patron, la direction, le syndicat (le cas échéant), le Comité chargé de la santé en milieu de travail, les représentants des employeurs, du département des ressources humaines et, bien entendu, les employés. Il est très important qu'avant le sondage les représentants de la direction et les délégués du syndicat s'engagent à 100 p. 100 à élaborer des programmes de santé en milieu de travail.

Le personnel doit sentir que cette coopération existe. L'appui de la direction et du syndicat doit être exprimé en termes officieux et officiels avant que le questionnaire soit distribué aux employés. Cela signifie s'engager à 1) régler les questions-clés dans le cadre des trois avenues et 2) mettre à la disposition des employés des ressources suffisantes, justes et raisonnables selon la situation financière du moment.

Le fait de procéder à une évaluation des besoins sera accueilli de façon positive au sein des employés car ceux-ci réaliseront alors que la compagnie à vraiment l'intention d'agir. Toutefois, si la compagnie tarde à agir, il est probable que l'effet sur le moral des employés sera négatif.

La confiance

Le succès du sondage dépend aussi du niveau de confiance qui existe entre la direction et les employés. Il faut absolument que les employés soient convaincus que la direction veut vraiment prendre des mesures en ce qui concerne la santé en milieu de travail. Les employés doivent aussi sentir que les réponses qu'ils donneront au questionnaire seront strictement confidentielles.

Le sondage n'est pas prévu pour créer des relations de confiance entre les employés et la direction. Si l'ambiance dans l'entreprise n'est pas bonne, il vaudrait peut-être mieux trouver un moyen d'établir des liens de confiance avant le début de l'évaluation des besoins.

Un outil pour évaluer les besoins

De nombreux employés se soucieront de l'aspect confidentiel du sondage, en particulier à propos des questions portant sur le stress au travail et au foyer, et celles sur l'usage de drogues et d'alcool.

Le questionnaire qui accompagne le présent guide est votre principal moyen d'évaluer les besoins. Il a été élaboré et mis à l'essai dans des entreprises canadiennes pendant quatre ans. On s'est rendu compte qu'il représentait un bon moyen pour évaluer les besoins et les attitudes des employés en ce qui a trait à la santé.

Le questionnaire pose des questions aux employés à propos de leurs attitudes vis-a-vis de plusieurs secteurs liés à la santé et de leurs habitudes à cet égard, entre autres le contrôle qu'ils exercent sur leur santé, le sommeil, leur poids, leurs soucis, la nervosité et le stress, l'activité physique, le tabac, l'alcool, les médicaments et l'usage d'autres drogues. Chaque employé remplit le questionnaire, le glisse dans l'enveloppe fournie à cet effet, cachette celle-ci, puis la dépose dans un endroit de ramassage désigné ou l'envoie directement par la poste à l'organisation qui compilera les résultats.

Un organisme externe ayant les qualifications et les compétences professionnelles appropriées compile les résultats et prépare un profil du milieu de travail ou du groupe des petites entreprises. Il classe les réponses par question et donne des directives pour interpréter les résultats et élaborer des programmes. Le Comité s'appuie ensuite sur ces données pour planifier les programmes. Les questionnaires auxquels ont répondu les employés sont bien entendu confidentiels et ne sont pas rendus à l'employeur. En fait, ils sont détruits une fois les résultats classifiés.

Tirer le meilleur parti de l'outil servant à évaluer les besoins

Plus le nombre d'employés qui remplissent le questionnaire est élevé, plus le tableau des besoins des employés sera précis et complet.

Vous cherchez non seulement à obtenir un maximum de réponses, mais vous voulez aussi qu'elles soient représentatives de vos employés. Un taux de réponse de 50 p. 100 des employés de tous les secteurs de l'organisation ou du groupe des petites entreprises, (soit de groupes exerçant différentes fonctions, hommes et femmes, etc), est plus représentatif qu'un taux de réponse de 70 p. 100 ne représentant que quelques secteurs.

Vous n'obtiendrez pas un grand nombre de réponses au questionnaire à moins de déployer certains efforts. Quatre facteurs entrent en jeu :

On sait par expérience que si le Comité s'occupe de promouvoir le sondage avant de distribuer le questionnaire aux employés, le taux de participation est plus élevé.

Promouvoir le sondage. Les gens n'aiment pas les surprises. On sait par expérience que si le Comité s'occupe de promouvoir le sondage avant de distribuer le questionnaire aux employés, le taux de participation est plus élevé.

Le sceau du secret garanti. De nombreux employés se soucieront de l'aspect confidentiel du sondage, en particulier à propos des questions portant sur le stress au travail et au foyer et, celles sur l'usage de drogues et d'alcool. Si l'on veut que les employés répondent aux questions en toute franchise, il faut les convaincre que leur anonymat sera respecté et sa uvegardé.

À un moment qui convient. Il faut de 15 à 30 minutes pour remplir le questionnaire. Les employés auxquels on demande d'y répondre pendant leurs heures de travail seront probablement plus disposés à le faire que ceux à qui on demande de le faire pendant leur temps libre, ou à qui on ne donne aucune instruction particulière. Si les employés choisissent de leur plein gré de remplir le questionnaire chez eux, donnez-leur suffisamment de temps pour le faire. Toutefois, ne leur en accordez pas trop non plus; on obtient plus de réponses si on exige que le questionnaire soit rapporté de 7 à 10 jours après qu'il a été distribué. Entre-temps, envoyez des rappels et un compte rendu des progrès effectués.

Le bon moment. Pendant la période précédant la distribution du questionnaire, essayez de susciter l'intérêt des employés. Certes, cela prend du temps, mais vous récolterez les fruits de votre moisson et obtiendrez plus de réponses. Distribuer le questionnaire une semaine avant Noël ou pendant les vacances d'été n'est pas recommandé. Il est sage de combiner la distribution du questionnaire à un événement promotionnel, à des manifestations sociales à l'intention des employés, et à des communiqués ou publication d'un bulletin entre autres.

Rassembler des statistiques fondamentales sur tous les employés

Il Serait très utile que le Comité rassemble des statistiques sur tous les employés soit, âge, sexe, poste au sein de l'entreprise et ancienneté entre autres. En comparant ces statistiques avec les résultats du sondage, le Comité sera en mesure de déterminer si certains groupes sont plus ou moins représentés que d'autres dans le lot des réponses obtenues. Il est possible d'approcher les groupes sous-représentés en organisant des séances de rétroaction au cours desquelles les résultats du sondage seront confirmés ou enrichis. En fait, plus le Comité en saura sur l'organisation avant le sondage lui-même, mieux cela vaut. Les renseignements compilés avant le sondage fournissent un excellent cadre d'interprétation au moment où les résultats du sondage parviennent au Comité et donnent à ces derniers plus de poids.

Promotion du sondage

Plus on attire l'attention des employés sur le sondage, plus grand sera le nombre d'entre eux qui répondront au questionnaire. Chaque fois qu'un employé lit ou voit quelque chose à propos du sondage ou en entend parler, les chances qu'il ou elle réponde au questionnaire augmentent.

Dans le cadre de l'évaluation des besoins, le facteur le plus important pour obtenir un maximum de questionnaires remplis est certainement la promotion du sondage. Le Comité doit mettre sur pied une campagne de promotion du sondage bien avant d'envisager de distribuer le questionnaire. La promotion du sondage marque aussi la première grande étape pour stimuler la mise sur pied de programmes de santé en milieu de travail. Il a été prouvé qu'une promotion continue est un élément-clé pour que ce genre de programme réussisse.

Plus on attire l'attention des employés sur le sondage, plus grand sera le nombre d'entre eux qui répondront au questionnaire. Chaque fois qu'un employé lit ou voit quelque chose à propos du sondage ou en entend parler, il ou elle prend davantage conscience du rôle que peut jouer un programme de santé complet pour lui permettre de connaître le bien-être physique et mental. Les chances qu'il ou elle réponde au questionnaire augmentent aussi. Ne craignez pas de vous répéter. Qui dit persuader, dit se répéter.

Une bonne promotion du sondage rehaussera aussi la qualité des réponses des employés. En présentant le questionnaire aux employés à l'avance, vous incitez ces derniers à réfléchir plus attentivement à leurs réponses au moment où ils remplissent le questionnaire.

Il est fortement recommandé de permettre aux employés de remplir le questionnaire pendant les heures de travail car il est probable que le taux de participation augmentera alors de façon significative. Envisagez donc également de le dire aux employés car c est une bonne manière de leur faire savoir que la direction attache une grande importance au sondage. Il se peut toutefois que certains employés préfèrent remplir le questionnaire au calme, chez eux. À cette étape du processus, les cadres intermédiaires devraient être au courant que les employés ont le droit de remplir le questionnaire pendant leurs heures de service.

Pendant la promotion du sondage, n'oubliez pas que les employés doivent connaître ces quatre points-clés :

• Pour exercer une influence sur l'orientation que prendra le programme de santé en milieu de travail, il faut répondre attentivement et franchement au questionnaire.
• Le questionnaire est strictement confidentiel. Il faut toujours insister sur ce point. En fait, les réponses seront analysées par un organisme externe et les employeurs n'auront jamais l'occasion de voir les réponses individuel les.
• Il ne faut que 15 à 30 minutes pour remplir le questionnaire.
• S'ils le souhaitent, les employés peuvent remplir le questionnaire pendant leurs heures de travail. Ils peuvent aussi le faire chez eux, au calme.

Les cadres ne doivent pas seulement se contenter d'apporter un appui passif au processus de mise en place d'un programme de santé en milieu de travail mais ils doivent également communiquer leur appui au projet aux employés.

Comment s'y prendre pour promouvoir le sondage

• Si vous avez accès à un service de marketing ou de communication, dans votre organisation, dans votre groupe de petites entreprises ou à l'extérieur, profitez-en. Faites en sorte qu' un membre d'un de ces services soit disponible pour conseiller votre comité à propos de la stratégie promotionnelle à appliquer.
• Les cadres et les chefs syndicaux de tous les niveaux doivent appuyer le projet ouvertement et continuellement, et y participer. Dans le cas de la petite entreprise, c'est à l'employeur ou au patron que cette responsabilité incombe. Les cadres ne doivent pas seulement se contenter d'apporter un appui passif au processus de mise en place d'un programme de santé en milieu de travail mais ils doivent également communiquer leur appui au projet aux employés. Une déclaration à ce propos par un cadre supérieur ou l'employeur/patron ainsi que l'appui évident des chefs du syndicat inciteront les employés à répondre au questionnaire. De plus, le Comité ou le groupe des petites entreprises peuvent trouver des moyens tout à fait uniques pour faire participer plus directement le PDG ou l'employeur/patron de la petite entreprise. En somme, plus l'appui de tous les principaux acteurs est visible et constant, meilleure sera la réaction des employés.
• Un autre bon moyen de rendre manifeste le processus d'évaluation des besoins est de mettre une affiche sur le tableau d'affichage. Pour donner plus de poids au message et insister sur l'importance que la direction attache au sondage, on peut changer l'affiche toutes les semaines entre le moment où ce dernier est annoncé et la date à laquelle il faut rendre le questionnaire. Les affiches peuvent annoncer l'analyse des besoins et son but, la date à laquelle le questionnaire sera remis aux employés, les inciter à répondre au questionnaire et donner le nom des personnes ressources pour plus de renseignements. L'Annexe B comprend plusieurs échantillons.
• S'il existe un bulletin des employés, soumettez au ou à la responsable un article sur le processus de mise sur pied. Trouvez parmi les employés des bénévoles pour vous aider pendant le processus de ramassage, de distribution et de promotion. S'il n'existe pas de bulletin des employés, créez-en un juste pour le sondage. Dans l'article ou dans le bulletin pourraient paraître des entrevues avec quelques personnes jouant un rôle-clé dans le processus, et une déclaration d'un cadre supérieur. Donnez le nom des bénévoles qui vous aident. On peut parler du sondage dans ce contexte et pousser les employés à y participer. On trouvera des articles- types aux Annexes C et D. Selon le rythme des publications, on pourra peut-être inclure un rappel supplémentaire environ une semaine avant que le questionnaire soit distribué (il pourrait s'agir d'une annonce plus petite).
• Le cas échéant, on peut tirer parti des moyens de communication qui existent. Voici quelques bons exemples des dépliants dans l'enveloppe de paie ou des messages envoyés par le syndicat. Pour annoncer le sondage et expliquer ce à quoi il vise, pensez à passer des annonces dans le journal local ou à la radio, et à organiser des présentations dans des clubs sociaux d'entraide.
• Donnez un nom au programme ou trouvez-lui un slogan. Sur tous les documents portant sur le programme, notes de service, avis, affiches, cette marque d'identification devrait apparaître.
• Les groupes s'occupant de petites entreprises peuvent faire la publicité de l'évaluation des besoins et du projet dans les journaux locaux, dans des articles professionnels, dans des bulletins et en rendant personnellement visite aux petites entreprises qui participent.

L'Annexe A propose un modèle pour le plan de mise en oeuvre, lequel comprend l'étape de la promotion.

Distribution du questionnaire

Les employés feront probablement plus attention au document si on le leur remet personnellement que s'ils le reçoivent dans le courrier de la compagnie ou si on le dépose anonymement sur leurs bureaux ou aires de travail.

La méthode de distribution choisie dépendra de la taille des réseaux de communication de l'organisation ou du groupe des petites entreprises. Il revient au Comité de décider de la meilleure méthode à appliquer et du moment opportun pour distribuer le questionnaire.

• Le questionnaire devrait être accompagné d'une lettre du Comité ou de l'employeur. On devrait y préciser la date limite à laquelle le questionnaire doit être rendu ou posté. Le cas échéant, on mentionnera aussi que les employés ont le droit de prendre jusqu'à 30 minutes pendant leurs heures de travail pour remplir le questionnaire. N'oubliez pas que cette lettre s'inscrit dans le cadre de la promotion du sondage. On trouvera à l'Annexe E un modèle de lettre.
• La meilleure méthode est de remettre en main propre le questionnaire aux employés. Dans le cas d'une compagnie, une équipe de bénévoles en sera chargée. Dans celui du groupe des petites entreprises, l'employeur nommera un délégué en matière de santé. Les employés feront probablement plus attention au document si on le leur remet personnellement que s'ils le reçoivent dans le courrier de la compagnie ou si on le dépose anonymement sur les bureaux ou aires de travail. En procédant de la sorte, on donne aussi l'occasion aux employés de poser des questions à propos du sondage.

Il faut expliquer aux membres de l'équipe/aux employeurs/aux délégués ce que contient le questionnaire et ce à quoi il vise. Ces personnes doivent non seulement distribuer le questionnaire, mais aussi procéder à un suivi pour répondre aux questions des employés et leur rappeler de retourner le questionnaire.

• Dans une plus grande organisation, on peut aussi promouvoir et distribuer le sondage en installant des comptoirs de renseignements dans le salon des employés, le hall d'entrée de l'édifice ou la cafétéria. Un membre du Comité devrait être sur place pour parler du processus, répondre aux questions et inciter les employés à prendre un questionnaire et à y répondre. Assurez-vous que les bénévoles sont bien renseignés.
• Ne remettez pas le questionnaire sans dire un mot, dans l'espoir que la lettre d'accompagnement suffira. Au moment où vous tendez le questionnaire à un ou une employé(e), vous pouvez dire par exemple « Voici le questionnaire dont on à parlé dans le dernier bulletin. Vous pouvez le remplir pendant vos heures de travail. Nous avons vraiment l'intention de mettre sur pied d'excellents programmes de santé en milieu de travail. Mais nous ne pouvons le faire sans vos idées et votre appui. Remplissez donc le questionnaire le plus vite possible ». N'oubliez pas que cela aussi s'inscrit dans le cadre de la promotion.

Le suivi après la distribution

Nombre d'employés auront mis de côté leur questionnaire avec l'intention de le remplir plus tard. À l'approche de la date d'échéance, il faut leur rappeler que le temps passe vite. Ils vous en sauront gré!

Une fois le questionnaire distribué, il faut vous assurer que vous obtiendrez un maximum de réponses. Nombre d'employés auront mis de côté le leur avec l'intention de le remplir plus tard. À l'approche de la date d'échéance, il faut leur rappeler que le temps passe vite. Ils vous en sauront gré! Certains employés auront égaré leur questionnaire. Ne l'oubliez pas. Il faudra indiquer dans les rappels où ils peuvent s'en procurer un autre.

Dans chaque service ou entreprise, il faudrait installer une « boîte aux lettres » bien reconnaissable. Les personnes chargées de la distribution du questionnaire peuvent également inciter les employés à le retourner une fois rempli.

Il est bon de déceler, en collaboration avec les personnes qui ont distribué le questionnaire, les secteurs où seul un faible pourcentage d'employés risque de répondre au questionnaire. Il s'agit en général des employés qui ne disposent pas d'un bureau ou d'une aire de travail, ont peu d'instruction, connaissent mal la langue dans laquelle le questionnaire est rédigé ou ceux que les démarches administratives ou officielles intimident. Il faudra prêteur une attention particulière à ces employés et les encourager.

Les idées qui suivent peuvent s'avérer utiles :

• Insérer un rappel dans le bulletin des employés.
• Ajouter au programme des réunions des employés un avis de rappel.
• Poster sur le tableau d'affichage des rappels (voir les modèles d'affiches à l'Annexe B).
• L'équipe/les employeurs chargés de la distribution peuvent rappeler aux employés de retourner le questionnaire.
• Des « boîtes aux lettres » clairement reconnaissables peuvent être installées sur le lieu de travail une semaine environ avant la date d'échéance (cafétéria des employés, entrée de l'édifice, etc.). Une boîte aux lettres en plexiglass est idéale car tout le monde voit les questionnaires s'accumuler (dans leurs enveloppes cachetées bien entendu).
• On peut aussi mettre en évidence un « thermomètre » indiquant au fur et à mesure le nombre des questionnaires qui ont déjà été remplis.

Les groupes difficiles à atteindre

Il est important de déceler les besoins en matière de santé des groupes difficiles à atteindre et les risques qu'ils courent, et de se pencher sur ces questions. Ce n'est qu'à ce titre qu'on peut arriver à ce que tous les employés et l'organisation dans son ensemble jouissent d'une meilleure santé.

Il faut faire particulièrement attention aux employés qui sont généralement tenus à l'écart quand on procède à un sondage sur le lieu de travail. Ces employés difficiles à atteindre comprennent ceux qui sont peu alphabétisés, les groupes ethniques, les ouvriers saisonniers et ceux qui ne travaillent pas sur place, ainsi que ceux culturellement et socialement isolés, etc. Il est important de déceler les besoins en matière de santé de ces groupes et les risques qu'ils courent, et de se pencher sur ces questions. Ce n'est qu'' à ce titre qu'on peut arriver à ce que tous les employés et l'organisation dans son ensemble jouissent d'une meilleure santé.

Il faut accorder une grande importance au manque d'alphabétisation et à l'analphabétisme fonctionnel. D'après le Rapport Southam sur l'alphabétisme, 1987, une personne sur six dans la main- d'oeuvre est illettrée. Il a été démontré qu'un bas niveau d'instruction a des répercussions néfastes sur l'état de santé. Des enquêtes, au cours desquelles on à comparé des personnes ayant des problèmes d'alphabétisme à d'autres possédant un niveau d'instruction plus élevé, ont révélé que les premières risquent davantage d'avoir de mauvaises pratiques de santé, d'être stressées et de ne pas avoir le sentiment d'être efficaces. Elles encourent donc plus de risques d'avoir une santé fragile, physiquement et mentalement. L'analphabétisme peut poser aussi d'autres difficultés et influer sur l'état de santé. Seules des recherches qui n'excluent pas les illettrés, contrairement aux questionnaires auxquels on répond seul(e) ou par écrit, peuvent permettre de déceler et d'évaluer ces difficultés.

Pensez donc à d'autres méthodes de collecte de données qui conviennent à tous les employés, même aux illettrés, soit des méthodes confidentielles et qui ne fassent pas peur. Parmi ces méthodes, citons les entrevues individuel les animées par une personne de l'extérieur, les questionnaires assistés par ordinateur qui «parlent», les films vidéo, la projection de diapositives et les sondages par téléphone. Les employeurs peuvent choisir plusieurs méthodes pour inciter les employés à répondre au sondage, un questionnaire auquel on répond seul(e) et une entrevue individuelle, par exemple. On peut avoir recours à ces méthodes avec tout groupe difficile à atteindre, les ouvriers ne travaillant pas sur place entre autres. Il faut tester et évaluer ces méthodes pour être sûr qu'elles ne créeront pas d'autres problèmes aux employés.

Quoi qu'il en soit, l'élément-clé pour faire participer ces groupes difficiles à atteindre est de faire en sorte qu'ils soient plus motivés. Pour y parvenir, il faut leur faire comprendre l'importance de cet exercice, les bienfaits qu'ils en retireront au niveau de leur santé et l'aspect confidentiel de toute la démarche.

Battre le fer quand il est chaud

Si l'évaluation des besoins n'est pas rapidement suivie d'actes tangibles, on rate le moment opportun et, en fait, l'effet global peut s'avérer désastreux.

Dans le cadre de programmes de santé en milieu de travail, la promotion continue occupe une place primordiale. Si l'évaluation des besoins n'est pas rapidement suivie d'actes tangibles, on rate le moment opportun et, en fait, l'effet global peut s'avérer désastreux.

Dès que le Comité a en main le compte rendu du sondage, il devrait publier un communiqué recensant le nombre des questionnaires reçus et donnant quelques résultats. Dans le cas des groupes de petites entreprises, il serait opportun de divulguer ces renseignements à toute la collectivité et de les publier dans les journaux locaux. L'important, c'est de fournir aux employés quelques résultats du sondage.

Une fois que le Comité a analysé les résultats, rédigez un autre bulletin ou un article destiné au journal des employés. Vous pouvez le faire quelques mois après le sondage et donnez à ce moment-là les grands résultats du sondage, les progrès effectués au niveau de la planification et les décisions qui ont été prises le cas échéant.

Le compte rendu que vous recevez de l'organisation de recensement comprend aussi des directives pour organiser des séances de rétroaction avec les employés, celles-ci visant à vérifier les résultats et à les étoffer. Ces séances sont importantes pour poursuivre sur sa première lancée.

N'oubliez pas que tous les cadres de direction et les employés auront des échos des activités promotionnelles du Comité. L'évaluation des besoins n'aura de sens que si la direction, qu'il s'agisse des cadres supérieurs dans les grandes organisations ou des employeurs dans les pet(tes entreprises, s'engage de pied ferme dans l'élaboration des programmes. Vos activités promotionnelles peuvent servir à affermir cet engagement.

L'enthousiasme que le Comité met à l'étude de l'évaluation des besoins et l'efficacité avec laquelle il effectue celle-ci peuvent pousser la direction à prendre des engagements, lesquels à leur tour faciliteront la préparation et la mise en oeuvre des programmes de santé en milieu de travail.

En bref, plus le Comité fait preuve d'enthousiasme et de créativité au début du processus, moins d'obstacles se dresseront par la suite.

Annexe A : modèle de plan pour la mise en oeuvre

Annexe B : modèles d'affiches

Annexe C : modèle d'article pour le bulletin à l'intention des employés des grandes entreprises

Création d'un nouveau Comité pour que le HM devienne un lieu de travail plus sain

UN LIEU DE TRAVAIL PLUS SAIN ET UN PERSONNEL EN MEILLEURE SANTÉ - voilà les responsabilités qui incombent au nouveau Comité chargé de la santé en milieu de travail à l'Hôpital Monkford(HM). « La plupart des gens passent plus d'un tiers de leurs heures de veille au travail », dit Michel Charlebois, président du nouveau Comité. « L'endroit où nous travaillons peut avoir des conséquences positives ou néfastes sur notre état de santé ».

Il revient au nouveau Comité d'élaborer des mesures qui permettent aux employés de HM de demeurer en bonne santé ou d'améliorer leur état de santé. « La majorité des professionnels de la santé ont tendance à penser à la santé des autres et pas à la leur », dit M. Charlebois. « C'est admirable. Toutefois, si leur état de santé se détériore parce qu'ils sont stressés ou travaillent dans des conditions désagréables, ils feront moins bien leur travail ».

Des études effectuées dans d'autres milieux de travail ont prouvé que, si l'employé est en bonne santé, il est plus heureux et s acquitte mieux de ses tâches. Des études ont aussi montré que des programmes en milieu de travail (anti-tabac, formation en matière de sécurité et programmes d'aide aux employés, par exemple) ont des effets bienfaisants sur la productivité, le moral des employés et le roulement des employés.

C'est en septembre dernier que le Conseil d'administration a décidé de créer le Comité. Voici ce que dit Jeanette Leduc, présidente de l'hôpital et du Conseil d'administration : « De nombreuses organisations canadiennes sont en train de prendre des mesures plus progressistes et plus directes pour que leurs employés soient physiquement et mentalement en bonne santé. Nous sommes au courant des efforts déployés car des membres de notre Conseil d'administration se sont rendus dans d'autres compagnies qui se sont dotées de programmes de santé et ont pu jugé par eux-mêmes des résultats. Nous avons estimé que le moment était opportun pour adopter la même attitude ».

Monique Legault, membre du nouveau Comité et porte-parole du Syndicat des employés d'hôpitaux, affirme que « le syndicat approuve le programme et estime que les employés et l'hôpital en tireront parti ». Le syndicat représente 80 p. 100 de tous les employés non professionnels de l'hôpital.

La première tâche du Comité sera de distribuer aux employés un questionnaire pour déterminer leurs besoins et leurs préoccupations en matière de santé et pour demander leurs opinions sur la façon dont l'hôpital peut améliorer leur état de santé. Le questionnaire sera distribué en mai. Les réponses des employés seront strictement confidentielles. En fait, la direction de l'hôpital ne les verra jamais puisque les résultats seront recensés par un organisme externe qui préparera un compte rendu à l'intention du Comité.

« Nous voulons que les employés sachent qu'il est important de répondre au questionnaire. Plus nous obtiendrons de réponses, plus nous serons en mesure de prendre des mesures concernant leur santé. Nous recherchons des bénévoles pour expliquer en quoi consiste le sondage et répondre à certaines questions ». Ne manquez pas ce qui paraîtra à propos des progrès effectués au niveau de la planification dans les prochains numéros de ce bulletin. Si vous désirez vous porter volontaire dans l'équipe de sondage, veuillez communiquer avec M. Charlebois au poste 2345.

Annexe D : modèle d'article pour le bulletin à l'intention des employés des petites entreprises

Création d'un nouveau Comité pour que le HM devienne un lieu de travail plus sain

Un lieu de travail plus sain et un personnel en meilleure santé - voilà les responsabilités qui incombent au nouveau Comité chargé de la santé en milieu de travail à l'Hôpital Monkford(HM). « La plupart des gens passent plus d'un tiers de leurs heures de veille au travail », dit Michel Charlebois, président du nouveau Comité. « L'endroit où nous travaillons peut avoir des conséquences positives ou néfastes sur notre état de santé ».

Il revient au nouveau Comité d'élaborer des mesures qui permettent aux employés de HM de demeurer en bonne santé ou d'améliorer leur état de santé. « La majorité des professionnels de la santé ont tendance à penser à la santé des autres et pas à la leur », dit M. Charlebois. « C'est admirable. Toutefois, si leur état de santé se détériore parce qu'ils sont stressés ou travaillent dans des conditions désagréables, ils feront moins bien leur travail ».

Des études effectuées dans d'autres milieux de travail ont prouvé que, si l'employé est en bonne santé, il est plus heureux et s'acquitte mieux de ses tâches. Des études ont aussi montré que des programmes en milieu de travail (anti-tabac, formation en matière de sécurité et programmes d'aide aux employés, par exemple) ont des effets bienfaisants sur la productivité, le moral des employés et le roulement des employés.

C'est en septembre dernier que le Conseil d'administration a décidé de créer le Comité. Voici ce que dit Jeanette Leduc, présidente de l'hôpital et du Conseil d'administration : « De nombreuses organisations canadiennes sont en train de prendre des mesures plus progressistes et plus directes pour que leurs employés soient physiquement et mentalement en bonne santé. Nous sommes au courant des efforts déployés car des membres de notre Conseil d'administration se sont rendus dans d'autres compagnies qui se sont dotées de programmes de santé et ont pu jugé par eux-mêmes des résultats. Nous avons estimé que le moment était opportun pour adopter la même attitude ».

Monique Legault, membre du nouveau Comité et porte-parole du Syndicat des employés d'hôpitaux, affirme que « le syndicat approuve le programme et estime que les employés et l'hôpital en tireront parti ». Le syndicat représente 80 p. 100 de tous les employés non professionnels de l'hôpital.

La première tâche du Comité sera de distribuer aux employés un questionnaire pour déterminer leurs besoins et leurs préoccupations en matière de santé et pour demander leurs opinions sur la façon dont l'hôpital peut améliorer leur état de santé. Le questionnaire sera distribué en mai. Les réponses des employés seront strictement confidentielles. En fait, la direction de l'hôpital ne les verra jamais puisque les résultats seront recensés par un organisme externe qui préparera un compte rendu à l'intention du Comité.

« Nous voulons que les employés sachent qu'il est important de répondre au questionnaire. Plus nous obtiendrons de réponses, plus nous serons en mesure de prendre des mesures concernant leur santé. Nous recherchons des bénévoles pour expliquer en quoi consiste le sondage et répondre à certaines questions ». Ne manquez pas ce qui paraîtra à propos des progrès effectués au niveau de la planification dans les prochains numéros de ce bulletin. Si vous désirez vous porter volontaire dans l'équipe de sondage, veuillez communiquer avec M. Charlebois au poste 2345.

Annexe E: modèle de lettre pouvant accompagner le questionnaire

Le 16 septembre 1989

Cher ou chère employé(e),

Récemment, vous avez lu dans Communiqué et sur les affiches exposées dans tout l'édifice de nombreuses choses sur le nouveau Comité chargé de la santé en milieu de travail et sur notre intention de mettre en place un éventail de programmes de santé à Lésvesque, Beaubien, Landry Ltée.

Vous trouverez ci-joint un exemplaire du Questionnaire sur la santé destiné aux employés. On vous y pose des questions sur votre milieu de travail ainsi que sur vos besoins et vos habitudes en matière de santé. On vous y demande aussi d'exprimer vos idées à propos de la santé en milieu de travail. Vous n'êtes pas tenu(e) de participer au sondage, mais nous vous incitons à le faire. Vos réponses permettront à notre Comité de planifier et de mettre en oeuvre d'excellents programmes sur la promotion de la santé, la santé et la sécurité ainsi que des programmes d'aide aux employés.

Notre président, M. Jean Dubé, ainsi que tous les employés de la direction et de la gestion tiennent absolument à ce que notre programme sur la promotion de la santé remporte un vif succès. La semaine prochaine, veuillez prendre une demi-heure pour remplir le questionnaire, soit pendant vos heures de travail, soit chez vous, à votre gré. N'oubliez pas que le sondage n'est pas un examen. Il n'y a pas de réponses justes ou de réponses fausses. Ce qui nous importe, c'est de savoir ce que vous ressentez et ce que vous pensez.

Les résultats seront strictement confidentiels. N'inscrivez nulle part votre nom sur le questionnaire. Après avoir rempli le questionnaire, glissez-le dans l'enveloppe prévue à cet effet, cachetez-la et déposez-la dans la boîte jaune qui se trouve à l'entrée de la cafétéria, ou affranchissez-la et mettez-la à la poste. Dans une semaine, à 18 h, soit le mercredi 24 septembre, nous ramasserons les enveloppes dans la boîte et les enverrons à un organisme indépendant qui recensera les résultats. Puis, il préparera un compte rendu qu'il nous fera parvenir.

Une fois que nous aurons le compte rendu en main, il reviendra au Comité chargé de la santé en milieu de travail d'élaborer un plan de santé fondé sur les résultats globaux du sondage. Au cours des différentes étapes de la mise sur pied des programmes de santé, nous organiserons très probablement des séances de rétroaction pour rassembler plus d'éléments sur certains besoins particuliers.

Nous aimerions profiter de cette occasion pour vous remercier de prendre le temps de participer à ce sondage et vous prions d'agréer l'expression de nos meilleurs sentiments.